Digitalisierung und KI-gestützte Verarbeitung von Eingangspost
Digitalisierung und KI-gestützte Verarbeitung von Eingangspost
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie der Mittelstand den Weg zum papierlosen Büro mithilfe von PowerAutomate und Azure AI Document Intelligence beschreiten kann. Der beschriebene Ansatz ist ideal für die automatisierte Verarbeitung gescannter Dokumente im analogen sowie digitalen Posteingang.
Effiziente Digitalisierung des Posteingangs
Gesannte Dokumente werden direkt von Multifunktionsgeräten oder Dokumentenscannern der Hersteller Epson und Brother in OneDrive oder SharePoint Online hochgeladen. Damit die PDFs durchsuchbar sind, können Dienste wie Epson Connect oder Brother Web Connect verwendet werden.
Die automatisierte Analyse dieser Dokumente mittels KI ermöglicht die Erkennung folgender Informationen:
- Erstellungs- oder Verfassungsdatum
- Name des Absenders
- Name des Empfängers im Adressbereich
Unabhängig von der Anzahl der Seiten wird ausschließlich die erste Seite analysiert, um die Kosten gering zu halten und die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu erhöhen. Bei maschinell erstellten Dokumenten liegt die Erkennungsrate der KI nahezu bei 100%.
Die erkannten Informationen werden folgendermaßen genutzt:
- Das Verfassungsdatum des Dokuments wird im Format YYYY-MM-DD für den Dateinamen verwendet.
- Der Name des Absenders wird ebenfalls im Dateinamen integriert.
- Der Empfänger wird anhand einer Mapping-Tabelle einem Schlagwort zugeordnet, das als Metadatum für das Dokumenten-Routing dient.
Azure AI Document Intelligence fungiert als technischer KI-Dienst in diesem Szenario und analysiert die Dokumente basierend auf Microsofts KI-Modell „Invoice”.
Der Dienst wird über einen Workflow (Cloud Flow) in PowerAutomate aufgerufen, der bei Ablage eines gescannten Schriftstücks in einem überwachten Inbox-Ordner automatisch gestartet wird. Auch digital übermittelte Eingangspost kann hier abgelegt werden.
Mit PowerAutomate ist eine Nutzung ohne Premium-Lizenz möglich.
Azure AI Document Intelligence bietet eine kostenfreie Nutzungsstufe für bis zu 500 Seiten pro Monat mit einer maximalen Dateigröße von 4 MB, was etwa 500 Schreiben entspricht. Dadurch kann auf kostenpflichtige Add-Ons wie SharePoint Syntex oder AI Builder verzichtet werden.
Weiterführende Informationen:
Preisstufen in Azure AI Document Intelligence