Dieser Artikel beschreibt den Weg zum papierlosen Büro für Mittelstandskunden mit der Verwendung von PowerAutomate und Azure AI Document Intelligence. Der hier beschriebene Ansatz eignet sich perfekt für die automatisierte Verarbeitung von gescannten Dokumenten im analogen wie auch digitalen Posteingang.

Gescannten Dokumente werden zum Beispiel von Multifunktions-Geräten oder Dokumenten-Einzugsscannern wie Herstellern Epson oder Brother angeliefert direkt in OneDrive oder SharePoint Online angeliefert. Voraussetzung ist, dass die PDFs der Scans durchsuchbar sind. Das bieten beide über ihre Scan-Dienste wie Epson Connect oder Brother Web Connect.

Die automatisierte Dokumentenanalyse mittels KI wird hier genutzt für die Erkennung von folgenden Informationen in den digitalisierten Schriftstücken:
○ Erstellungs/Verfassungsdatum des Schreibens
○ Name des Absenders
○ Name des Empfängers im Adressblock

Unabhängig wieviel Seiten das digitalisierte Schriftstück hat, es wird nur die erste Seite des Dokuments analysiert, was Kosten spart sowie auch die Performance in der Verarbeitung erhöht. Die Erkennungsrate der KI liegt bei maschinell erstellten Anschreiben fast bei 100%.

Nach der erfolgreichen Erkennung werden die Informationen im Anwendungsfall wie folgt genutzt:

1. Das Verfassungsdatum des Schreibens wird für den Dateinamen in einem bestimmten Pattern (YYYY-MM-DD) wiederverwendet
2. Der Name des Absenders wird mit in den Dateinamen hineingeschrieben
3. Der Empfänger wird anhand einer Mapping-Tabelle einem Schlagwort zugeordnet. Dieses Schlagwort wird als Metadatum an das Dokument gehangen und dient als Basis das weitere Dokumenten-Routing

Als technischer KI-Dienst arbeitet in dem Szenario Azure AI Document Intelligence im Hintergrund und analysiert die Dokumente basierend auf einem von Microsoft bereitgestelltem KI-Modell mit der Bezeichnung „Invoice“.

Dieser Dienst wird aus einem Workflow (Cloud Flow) in PowerAutomate aufgerufen und das aktuelle Dokument zur Analyse übergeben.

Der Workflow wird automatisch ausgelöst aufgrund einer Überwachung eines Inbox-Ordners, in denen gescannte Schriftstücke durch die Scandienste von Brother & Epson abgelegt werden. Hier kann auch digital angelieferte Eingangspost abgelegt werden zur Weiterverarbeitung.

PowerAutomate kann hier ohne Premium Lizenz verwendet werden.

Azure AI Document Intelligence bietet eine kostenfreie Stufe für bis zu maximal 500 analysierten Seiten pro Monat und bis zu 4 MB maximaler Dateigröße – das entspricht also 500 Schreiben pro Monat

Der Vorteil ist also, dass auf kostenpflichtige Add-Ons wie SharePoint Syntex oder den AI Builder verzichtet werden kann.

Weiterführende Hyperlinks:
-> Preisstufen in Azure AI Document Intelligence