Automatic Page Translator – FAQ
Hier findet ihr die am häufigsten gestellten Fragen rund ums Thema automatisierte Übersetzung in SharePoint Online.
Automatisierte Übersetzung
Beispielsweise lohnt sich die automatisierte Übersetzung dann, wenn in viele verschiedene Sprachen übersetzt werden soll, für die möglicherweise Übersetzer zur Verfügung stehen oder auch nicht. Man kann sagen: Je mehr Landessprachen unterstützt werden, desto mehr lohnt sich eine maschinelle Übersetzung.
Auch bei wenigen Sprachen kann sich die Lösung lohnen, weil sie dem manuellen Übersetzer Arbeit abnimmt und ihn eher zum Reviewer macht.
Automatisiert gesteuerte maschinelle Übersetzung von angelegten Artikeln in SharePoint Online. Deren Inhalt wird an einen Übersetzer-Dienst in der Cloud von Microsoft gesendet und dort analysiert und verarbeitet. Anschließend können diese übersetzten Artikel im Intranet noch einmal durchgesehen und veröffentlicht werden.
Hier wird durch manuellen Aufruf der Funktion durch den Leser der Inhalt des aktuellen angezeigten Artikels an einen Übersetzer-Dienst in die Cloud gesendet und maschinell übersetzt und anschließend im Browser angezeigt.
Am ursprünglichen Artikel im Intranet wird dadurch nichts verändert oder hinzugefügt!
Ja, qualitativ gute automatisierte Übersetzer-Dienste sind kostenpflichtig! Die hierbei entstehenden Kosten sind wesentlich geringer als Personalkosten für manuelle Übersetzung.
Beim Microsoft Translator wird nach übersetzter Textmenge pro Zeichen abgerechnet. Das bedeutet also bei dem Wort „OTTO“ mit 4 Buchstaben in 2 Fremdsprachen werden 8 Zeichen abgerechnet.
Der Microsoft Translator bietet derzeit eine kostenfreie Einsteiger-Stufe mit einem monatlichen Frei-Kontigent von 2 Mio. Zeichen. Bei einer angenommenen Textlänge von 800 Wörtern pro Intranet-Artikel sind das in der deutschen Sprache (laut Duden durchschnittlich 10,6 Buchstaben je Wort) also 8480 Zeichen. Wenn wir die Satzzeichen hier hinzurechnen, da diese mit verarbeitet werden und auf 8600 Zeichen pro Artikel aufrunden, reicht das Frei-Kontigent also für ca. 116 Artikel in zwei Fremdsprachen.
Im Intranet werden gewöhnlich Namen von Mitarbeiterin veröffentlicht. Diese sind im Sinne der DSGVO personenbezogene Daten. Daher ist das Intranet im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Artikel 30) auch ohne automatisierte Übersetzung aufzunehmen.
Eine halb- oder vollautomatisierte Übersetzung dieser Artikel im Intranet in einem externen Übersetzungsdienst in der Cloud stellt zusätzlich eine sogenannte Auftragsverarbeitung (Artikel 28) dar.
Bitte konsultieren Sie deshalb ihren Datenschutzverantwortlichen!
Mehrsprachige Inhalte
Die Unterstützung von Mehrsprachigkeit im Bezug auf Inhalte im Intranet bei SharePoint Online funktioniert auf Basis der eingestellten Sprache im Browser des Nutzers. Es wird von SharePoint Online die favorisierte Sprache aus den Browser-Einstellungen zum Ladezeitpunkt ausgelesen. Eine zusätzliche Spracheinstellung im M365 Tenant für die Leser ist hierfür nicht notwendig!
Wenn die Inhalte in dieser Sprache publiziert sind, werden sie dementsprechend dem Leser in dieser Sprache angezeigt. Wenn die Inhalte in der Sprache des Nutzers nicht vorhanden sind, werden die Inhalte in der konfigurierten Standardsprache der jeweiligen Website angezeigt.
Die unterstützten Sprachen ergeben sich aus zwei technischen Rahmenbedingungen:
- SharePoint Online muss die Sprache unterstützen –> siehe offizieller Artikel von Microsoft
- Microsoft Translator muss die Sprachen übersetzen können –> siehe offizieller Artikel von Microsoft
Das bedeutet, wenn die angeforderte Sprache in beiden oben verlinkten Artikeln aufgelistet ist, wird sie unterstützt.
Die automatisierte Übersetzung erfolgt in jeder Sprache, für die eine Übersetzung durch den jeweiligen Redakteur in Auftrag gegeben wird. Die Sprachen werden einmalig in der SharePoint Online Website konfiguriert.
Redaktions-Workflow
Der Prozess wird gestartet, indem eine Übersetzung eines Neuigkeitenbeitrags erstellt wird. Das geschieht über den Knopf „Übersetzung“ im Ribbon des Neuigkeitenbeitrags. Analog gilt es für Seiten, die keine News darstellen.
Daraufhin öffnet sich die Seitenspalte „Übersetzung„, in der die Zielsprache ausgewählt wird. Nach dem Klick durch den Redakteur auf „Erstellen“ in den gewünschten Zielsprachen beginnt der automatische Übersetzungsprozess.
Siehe dazu den offiziellen Artikel zur Übersetzung von Site Pages in SharePoint Online (Quelle: Microsoft)
Zusätzlich erhält der Redakteur erhält eine Bestätigungsmail, wenn der automatische Übersetzungsprozess gestartet wurde.
Nein, die übersetzten Artikel befinden sich am Ende der Übersetzung im Entwurfsmodus, sodass sie noch einmal von einem Übersetzer/Redakteur geprüft werden können.
Durch eine E-Mail, die der Autor im Anschluss an die Übersetzung erhält. Er erhält eine Bestätigungsmail, wenn der automatische Übersetzungsprozess gestartet wurde und eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn die Übersetzung abgeschlossen ist.
Der Workflow wird gestartet, sobald eine neue Übersetzungsdatei der Seite durch SharePoint Online erzeugt wird. Nachdem ein bereits publizierter Artikel angepasst wurde, muss die Anpassung manuell im übersetzten Artikel nachgezogen werden. Microsoft sieht keine automatische Synchronisierung oder Benachrichtigung der Übersetzungsdatei vor, wenn ein bereits publizierter Artikel nachträglich verändert wird.
Ja, ohne Einschränkung.
Wenn durch Nutzung des Standard Text Webparts durch die Redakteure eine Tabelle angelegt wurde und dort Texte in den Zellen enthalten sind, werden diese übersetzt.
Technische Rahmenbedingungen
Die zusätzlich unterstützten Sprachen für die Inhalte müssen in der jeweiligen SharePoint Online Website mit Boardmitteln konfiguriert werden (weitere Infos im Hilfe-Artikel von Microsoft) – es bedarf keiner zusätzlichen Konfiguration in der Lösung.
Hinweis:
Für die Nutzung der automatisierten Übersetzung ist das Zuweisen von Übersetzer-Personen zu jeder Zielsprache nicht notwendig – es ist aber auch nicht schädlich.
Der Übersetzungs-Dienst erkennt die Quellsprache des zu übersetzenden Textes automatisch.
Die Lösung erkennt die jeweils benötigte Zielsprache automatisch an technischen Parametern in den Metadaten des Intranet-Artikels. Diese Metadaten werden durch SharePoint Online automatisiert erstellt. Es ist keine manuelle Angabe der Zielsprache notwendig/möglich
Elemente (sogenannte Web Parts) innerhalb von Seiten und Neuigkeitenbeiträgen, werden von der Lösung nicht automatisch übersetzt. Auch von Redakteuren konfigurierte Texte in WebParts werden nicht übersetzt.
Nein, es werden keinerlei Anpassungen/Änderungen an den Websites vorgenommen.
Für jede Website in SharePoint Online muss ein eigener Cloud Flow (mit Trigger) erstellt werden. Dieser lauscht dann auf die Erstellung neuer Übersetzungsdateien innerhalb der angegebenen Website. Dies ist eine technische Rahmenbedingung durch Microsoft PowerAutomate.
Beim Import werden zusätzlich zu den Cloud Flows Umgebungsvariablen angelegt, die ihr mit den für eure Umgebung passenden Werten füllt:
- E-Mail Adresse des Entwicklers/IT-Administrators, der für die Wartung eurer Flows zuständig ist. Im Fehlerfall werden an diese E-Mail-Adresse Berichte und Debug-Informationen gesendet
- Die URL eures regionalen Data Centers
- Der Name eures Tenants