Automatic Page Translator – FAQ
Hier findet ihr die am häufigsten gestellten Fragen rund ums Thema automatisierte Übersetzung in SharePoint Online.
Automatisierte Übersetzung
Warum sollte ich die automatisierte Übersetzungslösung nutzen?
Das manuelle Übersetzen von Intranet-Inhalten ist sehr zeitintensiv. Hier hilft unsere Lösung Zeit und damit Kosten einzusparen.
Beispielsweise lohnt sich die automatisierte Übersetzung dann, wenn in viele verschiedene Sprachen übersetzt werden soll, für die möglicherweise Übersetzer zur Verfügung stehen oder auch nicht. Man kann sagen: Je mehr Landessprachen unterstützt werden, desto mehr lohnt sich eine maschinelle Übersetzung.
Auch bei wenigen Sprachen kann sich die Lösung lohnen, weil sie dem manuellen Übersetzer Arbeit abnimmt und ihn eher zum Reviewer macht.
Was bedeutet automatische Übersetzung eines Artikels?
Automatisiert gesteuerte maschinelle Übersetzung von angelegten Artikeln in SharePoint Online. Deren Inhalt wird an einen Übersetzer-Dienst in der Cloud von Microsoft gesendet und dort analysiert und verarbeitet. Anschließend können diese übersetzten Artikel im Intranet noch einmal durchgesehen und veröffentlicht werden.
Können spezifische Wörter von der automatisierten Übersetzung ausgeschlossen werden?
Diese Funktion muss der verwendete Übersetzer-Dienst bieten. Beim Microsoft Translator ist dafür ein sogenannter Custom Translator einsetzbar. Bei dem Einsatz sind jedoch zusätzliche Trainings-Aufwände notwendig.
Was ist der Unterschied zu Browser-Plugins für die Übersetzung?
Es gibt in einigen Browsern Funktionen bzw. installierbare Plugins zur maschinellen Übersetzung von angezeigten Inhalten für den Leser.
Hier wird durch manuellen Aufruf der Funktion durch den Leser der Inhalt des aktuellen angezeigten Artikels an einen Übersetzer-Dienst in die Cloud gesendet und maschinell übersetzt und anschließend im Browser angezeigt.
Am ursprünglichen Artikel im Intranet wird dadurch nichts verändert oder hinzugefügt!
Welcher Übersetzer-Dienst wird verwendet?
Die Lösung verwendet den Microsoft Translator. Dieser wird auch von Microsoft selbst für die automatisierte Übersetzung in den Diensten verwendet. Mehr Informationen dazu sind hier auf der Website des Herstellers Microsoft zu finden. Insbesondere hier finden sich mehr Details zur Compliance dieses Dienstes.
Sind alternative maschinelle Übersetzer-Dienste einsetzbar?
Die Lösung ist architekturell so gebaut, dass sie relativ leicht mit alternativen maschinellen Übersetzern arbeiten kann wenn diese eine Schnittstelle (API) anbieten. Ein Beispiel ist DeepL.
Entstehen Kosten für die maschinelle Übersetzung?
Ja, qualitativ gute automatisierte Übersetzer-Dienste sind kostenpflichtig! Die hierbei entstehenden Kosten sind wesentlich geringer als Personalkosten für manuelle Übersetzung.
Beim Microsoft Translator wird nach übersetzter Textmenge pro Zeichen abgerechnet. Das bedeutet also bei dem Wort „OTTO“ mit 4 Buchstaben in 2 Fremdsprachen werden 8 Zeichen abgerechnet.
Der Microsoft Translator bietet derzeit eine kostenfreie Einsteiger-Stufe mit einem monatlichen Frei-Kontigent von 2 Mio. Zeichen. Bei einer angenommenen Textlänge von 800 Wörtern pro Intranet-Artikel sind das in der deutschen Sprache (laut Duden durchschnittlich 10,6 Buchstaben je Wort) also 8480 Zeichen. Wenn wir die Satzzeichen hier hinzurechnen, da diese mit verarbeitet werden und auf 8600 Zeichen pro Artikel aufrunden, reicht das Frei-Kontigent also für ca. 116 Artikel in zwei Fremdsprachen.
Was ist im Bezug zum Datenschutz hier wichtig?
Im Intranet werden gewöhnlich Namen von Mitarbeiterin veröffentlicht. Diese sind im Sinne der DSGVO personenbezogene Daten. Daher ist das Intranet im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Artikel 30) auch ohne automatisierte Übersetzung aufzunehmen.
Eine halb- oder vollautomatisierte Übersetzung dieser Artikel im Intranet in einem externen Übersetzungsdienst in der Cloud stellt zusätzlich eine sogenannte Auftragsverarbeitung (Artikel 28) dar.
Bitte konsultieren Sie deshalb ihren Datenschutzverantwortlichen!
Mehrsprachige Inhalte
Wie funktionieren mehrsprachige Inhalte in SharePoint Online?
Prinzipbedingt werden in SharePoint Online bei der Verwendung von mehrsprachigen Inhalten physisch je Sprache eigene Seiten im CMS gespeichert.
Durch diese physische Trennung zwischen einem z.B. deutschen Artikel und seinem englischen Pendant ergeben sich folgende Nachteile:
- Die Zugriffs-Statistiken werden getrennt ausgewiesen.
- Die Anzahl der Likes werden getrennt ausgewiesen.
- Die Kommentare zu den Artikeln von Lesern werden getrennt angezeigt.
Wie werden mehrsprachige Inhalte an die Leser ausgespielt?
Die Unterstützung von Mehrsprachigkeit im Bezug auf Inhalte im Intranet bei SharePoint Online funktioniert auf Basis der eingestellten Sprache im Browser des Nutzers. Es wird von SharePoint Online die favorisierte Sprache aus den Browser-Einstellungen zum Ladezeitpunkt ausgelesen. Eine zusätzliche Spracheinstellung im M365 Tenant für die Leser ist hierfür nicht notwendig!
Wenn die Inhalte in dieser Sprache publiziert sind, werden sie dementsprechend dem Leser in dieser Sprache angezeigt. Wenn die Inhalte in der Sprache des Nutzers nicht vorhanden sind, werden die Inhalte in der konfigurierten Standardsprache der jeweiligen Website angezeigt.
Welche Sprachen werden unterstützt?
Die unterstützten Sprachen ergeben sich aus zwei technischen Rahmenbedingungen:
- SharePoint Online muss die Sprache unterstützen –> siehe offizieller Artikel von Microsoft
- Microsoft Translator muss die Sprachen übersetzen können –> siehe offizieller Artikel von Microsoft
Das bedeutet, wenn die angeforderte Sprache in beiden oben verlinkten Artikeln aufgelistet ist, wird sie unterstützt.
Wie wird festgelegt für welche Sprachen die automatisierte Übersetzung erfolgen soll?
Die automatisierte Übersetzung erfolgt in jeder Sprache, für die eine Übersetzung durch den jeweiligen Redakteur in Auftrag gegeben wird. Die Sprachen werden einmalig in der SharePoint Online Website konfiguriert.
Redaktions-Workflow
Wie wird der Übersetzungsprozess vom Redakteur gestartet?
Der Prozess wird gestartet, indem eine Übersetzung eines Neuigkeitenbeitrags erstellt wird. Das geschieht über den Knopf „Übersetzung“ im Ribbon des Neuigkeitenbeitrags. Analog gilt es für Seiten, die keine News darstellen.
Daraufhin öffnet sich die Seitenspalte „Übersetzung“, in der die Zielsprache ausgewählt wird. Nach dem Klick durch den Redakteur auf „Erstellen“ in den gewünschten Zielsprachen beginnt der automatische Übersetzungsprozess.
Siehe dazu den offiziellen Artikel zur Übersetzung von Site Pages in SharePoint Online (Quelle: Microsoft).
Zusätzlich erhält der Redakteur eine Bestätigungsmail, wenn der automatische Übersetzungsprozess gestartet wurde.
Wie schnell arbeitet der Mechanismus der automatischen Übersetzung – wann sind die Artikel übersetzt?
Das kommt auf die Länge des Artikels an. Normalerweise benötigt die automatische Übersetzung aber nicht länger als eine Minute.
Werden die übersetzten Artikel sofort publiziert?
Nein, die übersetzten Artikel befinden sich am Ende der Übersetzung im Entwurfsmodus, sodass sie noch einmal von einem Übersetzer/Redakteur geprüft werden können.
Wie erfährt der Redakteur, dass sein Artikel fertig übersetzt ist?
Durch eine E-Mail, die der Autor im Anschluss an die Übersetzung erhält. Er erhält eine Bestätigungsmail, wenn der automatische Übersetzungsprozess gestartet wurde und eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn die Übersetzung abgeschlossen ist.
Was passiert wenn ein bereits publizierter Artikel erneut aktualisiert wird durch einen Redakteur?
Der Workflow wird gestartet, sobald eine neue Übersetzungsdatei der Seite durch SharePoint Online erzeugt wird. Nachdem ein bereits publizierter Artikel angepasst wurde, muss die Anpassung manuell im übersetzten Artikel nachgezogen werden. Microsoft sieht keine automatische Synchronisierung oder Benachrichtigung der Übersetzungsdatei vor, wenn ein bereits publizierter Artikel nachträglich verändert wird.
Bleibt das ursprüngliche Layout des Artikels erhalten?
Ja, ohne Einschränkung.
Werden Artikel-Kommentare von Lesern übersetzt?
Nein, nach der Publizierung des Artikels werden keinerlei automatische Aktionen mehr durchgeführt.
Werden Texte in Tabellen übersetzt?
Wenn durch Nutzung des Standard Text Webparts durch die Redakteure eine Tabelle angelegt wurde und dort Texte in den Zellen enthalten sind, werden diese übersetzt.
Technische Rahmenbedingungen
Was sind die Grundvoraussetzungen in einer Website in SharePoint Online, damit die automatisierte Übersetzung funktioniert?
Die zusätzlich unterstützten Sprachen für die Inhalte müssen in der jeweiligen SharePoint Online Website mit Bordmitteln konfiguriert werden (weitere Infos im Hilfe-Artikel von Microsoft) – es bedarf keiner zusätzlichen Konfiguration in der Lösung.
Hinweis: Für die Nutzung der automatisierten Übersetzung ist das Zuweisen von Übersetzer-Personen zu jeder Zielsprache nicht notwendig – es ist aber auch nicht schädlich.
Wie wird die Quellsprache für die automatisierte Übersetzung erkannt?
Der Übersetzungs-Dienst erkennt die Quellsprache des zu übersetzenden Textes automatisch.
Wie wird die Zielsprache für die automatisierte Übersetzung erkannt?
Die Lösung erkennt die jeweils benötigte Zielsprache automatisch an technischen Parametern in den Metadaten des Intranet-Artikels. Diese Metadaten werden durch SharePoint Online automatisiert erstellt. Es ist keine manuelle Angabe der Zielsprache notwendig/möglich.
Welche Limitationen gibt es bei der automatisierten Übersetzung in SharePoint Online?
Elemente (sogenannte Web Parts) innerhalb von Seiten und Neuigkeitenbeiträgen werden von der Lösung nicht automatisch übersetzt. Auch von Redakteuren konfigurierte Texte in Web Parts werden nicht übersetzt.
Wird in SharePoint Online in den Intranet Websites irgendetwas verändert durch die Übersetzungslösung?
Nein, es werden keinerlei Anpassungen/Änderungen an den Websites vorgenommen.
Auf welcher Technologie basiert die Lösung?
Die Lösung wurde auf Basis der Microsoft Power Platform entwickelt und besteht aus einer Solution für PowerAutomate.
Wir möchten die Lösung auf mehreren Websites nutzen. Was muss beachtet werden?
Für jede Website in SharePoint Online muss ein eigener Cloud Flow (mit Trigger) erstellt werden. Dieser lauscht dann auf die Erstellung neuer Übersetzungsdateien innerhalb der angegebenen Website. Dies ist eine technische Rahmenbedingung durch Microsoft PowerAutomate.
Wie installiere ich die Lösung in meinem Tenant?
Meldet euch in PowerAutomate an und wechselt auf den Reiter „Solutions“. Dort könnt ihr über den Button „Import Solution“ die von JASP zur Verfügung gestellte Lösung importieren.
Beim Import werden zusätzlich zu den Cloud Flows Umgebungsvariablen angelegt, die ihr mit den für eure Umgebung passenden Werten füllt:
- E-Mail Adresse des Entwicklers/IT-Administrators, der für die Wartung eurer Flows zuständig ist. Im Fehlerfall werden an diese E-Mail-Adresse Berichte und Debug-Informationen gesendet
- Die URL eures regionalen Data Centers
- Der Name eures Tenants
Ist die Lösung kompatibel mit Viva Amplify?
Ja: Viva Amplify legt die News-Artikel in einer gezielt ausgewählten Website in SharePoint Online an beim Publizieren. Viva Amplify hat derzeit (Mai 2024) keine Unterstützung für mehrsprachige News-Artikel. Das bedeutet, dass wieder manuelle Tätigkeit durch die Redakteure in der Website notwendig werden. Der APT ist dort installiert und arbeitet dort genauso wie üblich.