M365 Search Connector for Staffbase – FAQ
Hier findet ihr die am häufigsten gestellten Fragen rund ums Thema Suchintegration zwischen Microsoft 365 und Staffbase Intranets.
Suchintegration
In Bezug auf Microsoft 365 bedeutet Suchintegration, das Benutzern in der Plattform ermöglich wird, Informationen über verschiedene externe Plattformen hinweg zu suchen und zu finden, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. Es verbessert die Effizienz und Produktivität, indem es den Zugriff auf benötigte Informationen vereinfacht.
Das Unternehmens-Intranet wird meistens durch die Abteilungen Interne Kommunikation als auch Human Resources befüllt. Teilweise auch weitere Corporate Functions wie Legal & Procurement. Es liegen also wertvolle Inhalte für die Mitarbeiter dort.
Die Frage ist, wo befinden sich unsere Mitarbeiter bei der digitalen Arbeit den ganzen Tag? In vielen Unternehmen nutzen Bildschirmarbeiter oder auch bezeichnet als Wissenarbeiter die Microsoft 365 Plattform zur digitalen Zusammenarbeit und suchen nach Informationen dort. Deshalb ist es ideal, wenn nicht nur z.B. Dokumente aus SharePoint Online oder Microsoft Teams gefunden werden sondern auch passende Inhalte aus dem Unternehmens-Intranet.
Im Staffbase Studio wird zwischen News-Beiträgen und Seiten unterschieden. Mehr Infos dazu findet man im Staffbase Support Portal. Beide Arten können gefunden werden sobald sie durch den Redakteur publiziert wurden.
Hinweis: Ein technisch bedingter Zeitversatz nach der Publizierung von wenigen Minuten ist in Kauf zu nehmen.
Benutzer von Microsoft 365 haben eine zentrale Suchmaske in allen Anwendungen als auch im Browser verfügbar. Nach Eingabe eines Suchwortes gelangen die Benutzer auf die Suchergebnisse der Microsoft Suche.
Dort gibt es mehrere Tabs, um die Suche auf Arten von Content als auch IT-Systeme im Vorhinein einzuschränken. Es ist dank des Search Connectors möglich, auch für Intranet-Inhalte ein gesondertes Tab den Benutzern anzubieten.
Die Vorteile für Mitarbeiter sind vielfältig:
- sie können relevante Unternehmensdaten sowie Internetinhalte mit nur einer Anfrage durchsuchen, was Zeit spart und die Produktivität steigert.
- Zudem bleiben die Daten der Benutzer und des Unternehmens privat und sicher, da Anmeldungen bei Geschäfts-, Schul- oder Unikonten erforderlich sind, um interne Ergebnisse zu sehen.
Die Indizierung der Intranet-Inhalte ist nur in der Default-Sprache aus der Staffbase-Plattfom möglich.
Technische Rahmenbedingungen
Die Unterstützung von Mehrsprachigkeit im Bezug auf Inhalte im Intranet bei SharePoint Online funktioniert auf Basis der eingestellten Sprache im Browser des Nutzers. Es wird von SharePoint Online die favorisierte Sprache aus den Browser-Einstellungen zum Ladezeitpunkt ausgelesen. Eine zusätzliche Spracheinstellung im M365 Tenant für die Leser ist hierfür nicht notwendig!
Wenn die Inhalte in dieser Sprache publiziert sind, werden sie dementsprechend dem Leser in dieser Sprache angezeigt. Wenn die Inhalte in der Sprache des Nutzers nicht vorhanden sind, werden die Inhalte in der konfigurierten Standardsprache der jeweiligen Website angezeigt.
Inhalte wie zum Beispiel News, die für alle Mitarbeiter im Intranet zugänglich sind, werden auch für alle Benutzer in ihrer Microsoft 365 Umgebung auffindbar.
Geschützte Inhalte im Intranet, die nur ausgewählten Mitarbeitern freigegeben werden, können durch diese Benutzer auch in der Microsoft 365 gefunden werden. Mitarbeiter, die im Intranet auf diese Inhalte keine Berechtigung haben, finden diese auch nicht in der Microsoft 365 Suche.
Der Search Connector ist technisch gesehen ein Microsoft Graph Connector, der im Search Admin Center einmalig installiert und konfiguriert wird.
Mehr Information zur Installation gibt es von Microsoft hier: Set up Microsoft Graph connectors in the Microsoft 365 admin center | Microsoft Learn
Für die automatisierte Indizierung von Inhalten muss vorab eine Azure Function im Azure Tenant installiert und konfiguriert werden.