PowerPoint-Präsentationen sind aus unserem beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Sie dienen dazu, Informationen zu vermitteln und unsere Ideen auf den Punkt zu bringen. In meinem persönlichen Lernprozess habe ich mich intensiv mit der Nutzung von künstlicher Intelligenz (AI) und Power Automate beschäftigt, um Präsentationen automatisch auszulesen und zusammenzufassen. In diesem Artikel möchte ich meine Learnings und Erfahrungen mit euch teilen, und vor allem auf die Herausforderungen eingehen, denen wir auf diesem Weg begegnet sind.
Das Ziel: Automatische Zusammenfassungen in SharePoint
Unser Ziel war es, mithilfe von Power Automate in SharePoint hochgeladene PowerPoint-Präsentationen automatisch auszulesen, Zusammenfassungen zu generieren und diese in die SharePoint-Liste einzutragen. Doch der Weg dahin war nicht so einfach, wie wir es uns vorgestellt hatten.
Die Herausforderung mit der Texterkennung
Die erste Herausforderung bestand darin, dass PowerAutomate bisher keine Action anbietet, die den Inhalt von PowerPoint-Dateien erfassen kann. Einfach gesagt: Man kommt nicht an den Inhalt heran.
Daher begannen wir damit, die Präsentationen als PDF zu exportieren und arbeiteten dann mit der Power Automate Action „Recognize text in an image or a PDF document“ aus dem AI Builder. Diese Action sollte den Text in der PowerPoint auslesen und uns als Grundlage für die Zusammenfassung dienen. Allerdings stellten wir schnell fest, dass der Output dieser Action extrem umfangreich war. Jeder einzelne Buchstabe wurde erfasst, was keine sinnvolle Grundlage für eine Zusammenfassung darstellte. Viele Folien enthielten zudem Screenshots, Code-Beispiele oder waren nur fürs Erwähnen von Sponsoren gedacht. Außerdem Ist der Stil einer PowerPoint Folie ja absichtlich stichwortartig formuliert. All diese Faktoren ergaben einen extrahierten Text, der nicht mehr repräsentativ für den eigentlichen Inhalt der Präsentation war.
Die Suche nach einer geeigneten Lösung
Um eine bessere Zusammenfassung zu erhalten, testeten wir die Action „Async Extractive Summarization (2022-10-01-preview)“ aus den Azure Cognitive Services. Leider brachte auch diese Lösung keine zufriedenstellenden Ergebnisse. Die generierten Zusammenfassungen waren nicht aussagekräftig und konnten kaum als Grundlage für weitere Bearbeitungen dienen. Ähnliche Erfahrungen machten wir mit der Action „Key Phrases (V3.0)“ aus den Azure Cognitive Services, die uns ebenfalls keine geeigneten Stichworte liefern konnte.
AI ist (noch) nicht die Lösung für PowerPoint-Zusammenfassungen
Unsere Learnings aus diesem Prozess waren klar: Die Nutzung von künstlicher Intelligenz zur automatischen Zusammenfassung von PowerPoint-Präsentationen ist derzeit noch nicht ausgereift. Die vorhandenen Lösungen lieferten keine sinnvollen Ergebnisse und konnten unsere Anforderungen nicht erfüllen. Es wurde deutlich, dass andere Herangehensweisen oder manuelle Bearbeitung notwendig sind, um aussagekräftige Zusammenfassungen zu generieren.
Fazit
In unserem Wunsch nach Effizienz und Automatisierung haben wir uns auf die Möglichkeiten von AI und Power Automate zur Zusammenfassung von PowerPoint-Präsentationen eingelassen. Doch wir mussten erkennen, dass AI in diesem speziellen Anwendungsfall noch nicht die gewünschten Ergebnisse liefert. Wirklich schade!
Wichtig ist meiner Meinung nach bei solchen Projekten den richtigen Zeitpunkt abzupassen, zu akzeptieren, dass nun mal noch nicht alle Aufgaben automatisiert werden können und manchmal manuelle Arbeit oder alternative Ansätze erforderlich sind. Die Erfahrung hat uns gezeigt, dass es trotz aller technologischen Fortschritte weiterhin Bereiche gibt, in denen menschliches Ermessen und Expertise unersetzlich bleiben.