Serienbrief in SharePoint Online
Die Erstellung von Serienbriefen in SharePoint Online stellt viele Nutzer vor Herausforderungen. Besonders knifflig wird es, wenn sowohl das Word-Dokument als auch die Tabelle innerhalb von SharePoint liegen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie trotz dieser Hürden Serienbriefe erstellt und gedruckt werden können.
Aktueller Stand der Technik
Das Verknüpfen mit einer Liste, beispielsweise einer Excel-Tabelle, unter einer http-Adresse wird von Microsoft nicht unterstützt. Dies wurde in verschiedenen Artikeln verdeutlicht:
- MS Community Thread: Word Mail Merge with Excel document in a Sharepoint document library
- Microsoft Supportartikel: Data sources you can use for a mail merge
Stattdessen ist eine lokale Tabelle erforderlich:
- Microsoft Supportartikel: Seriendruck mithilfe einer Excel-Tabelle
Diese Lösung ist nicht nur für uns, sondern auch für viele andere Nutzer sinnvoll, wie die inzwischen 2,5 Jahre alte Anforderung zeigt:
- Microsoft User Voice: Allow mailmerge using SharePoint (and/or OneDrive) based lists and documents
Praktische Lösung
Für die Umsetzung nutzen wir OneDrive, um eine SharePoint-Liste als „lokales“ Laufwerk abzubilden. Die Sync-Funktionalität von SharePoint Online macht dies möglich:
So befindet sich die Datenquelle praktisch „lokal“:
Beispiel für den Aufbau der Excel-Tabelle:
Jetzt können wir mit dem eigentlichen Serienbrief in einem Word-Dokument starten. Das Dokument muss in der Word-App geöffnet werden, da die Serienbrief-Funktionalität im Browser nicht verfügbar ist:
Alternativ kann das Dokument direkt aus dem Finder (Mac) oder Windows Explorer (Windows) geöffnet werden.
Im Word-Dokument verbinden wir die Datenquelle, eine Excel-Tabelle…
…wählen die Datei aus OneDrive aus…
…und weisen die Felder zu…
…um schließlich alles auszudrucken:
Da die Datenquelle nur zwei Adressen enthält, werden auch nur zwei Seiten gedruckt:
Fazit
SharePoint ist ein äußerst leistungsstarkes Werkzeug. Die Nutzung der Online-Variante nimmt weltweit stetig zu, unterstützt von Microsofts Cloud-first-Strategie. Dennoch bleibt die Hoffnung, dass die Arbeit in der Cloud, und insbesondere direkt im Browser, zunehmend besser unterstützt wird. Wenn Sie diesen Prozess vorantreiben möchten, geben Sie Ihre Stimme auf der Microsoft User Voice ab, den Link finden Sie oben im Artikel.