Automatisierte Extraktion von Metadaten aus PDF-Dokumenten mit Power Automate
In der heutigen digitalen Welt ist die automatisierte Extraktion von Metadaten aus PDF-Dokumenten für Unternehmen unverzichtbar, um Informationen effizient zu verarbeiten. Mit Tools wie Microsoft Power Automate können Geschäftsabläufe optimiert werden, indem wiederkehrende Aufgaben digitalisiert werden.
Hintergrund und Workflow
Unternehmen erhalten regelmäßig PDF-Dokumente von Partnern, Kunden oder Dienstleistern, die wichtige Geschäftsdaten enthalten. Diese Dokumente manuell zu verwalten war in der Vergangenheit üblich, aber der aktuelle Trend geht hin zur Automatisierung. Trotz der Automatisierung sollte eine logische Prüfung der empfangenen Daten immer noch Teil des Prozesses sein.
Übersicht der Anbieter
Es gibt verschiedene Drittanbieter, die bei der automatisierten Textextraktion aus Dokumenten helfen. Diese Funktionen können innerhalb der Office 365-Umgebung weiterverarbeitet werden.
| Anbieter | Sitz | Features | Kostenloses Kontingent pro Monat |
|---|---|---|---|
| Encodian | U.K. | Text-Extraktion aus PDF-Dokumenten | 50 Dokumente |
| Docparser | U.S. | Text-Extraktion aus PDF-Dokumenten | 30 Dokumente |
| Parserr.com | U.S. | Text-Extraktion aus E-Mails und deren Anhängen | 10 Dokumente |
| Aquaforest | U.K. | Text-Extraktion aus PDFs | 100 Dokumente |
Die Anbieter ermöglichen es, dass Dokumente per E-Mail-Anlage oder als Datei versendet werden und anschließend mittels OCR-Technologie analysiert und als Metadaten zurückgeliefert werden.
Integration mit Microsoft Power Automate
Die Automatisierung wird durch Integrationsmöglichkeiten mit Plattformen wie Zapier.com, IFTTT.com und PowerAutomate erreicht. Der Fokus liegt hierbei auf der Integration mit Power Automate für eine nahtlose Workflow-Erstellung.
| Anbieter | Integration mit PowerAutomate | Vorlagen für Flows |
|---|---|---|
| Encodian | Connector vorhanden | nein |
| Docparser | Connector vorhanden | ja |
| Parserr | Connector vorhanden | ja |
| Aquaforest | Connector vorhanden | ja |
Besonders bei Parserr kann man Endpunkte zum Mailempfang einrichten, um Mails mit Anhängen direkt zu integrieren.
Microsoft Lösungen
Microsoft hat das kostenpflichtige Produkt „SharePoint Syntex“ eingeführt, welches auf dem Projekt „Cortex“ basiert. Dieses Tool nutzt KI für die Metadatenextraktion. Nach der Extraktion werden die Informationen in Metadatenspalten der Dokumentenbibliotheken gespeichert. Aktuell bietet dies jedoch keine direkte Anwendung mit Power Automate.
Alternativ bietet Microsoft den Form Recognizer von Azure Cognitive Services. Dieser Dienst ist in Europa verfügbar, z.B. in Frankreich oder U.K., und bietet ein kostenloses Kontingent von 500 Seiten pro Monat.