Seamless integration: securely connect data with the Widget Builder
When data silos slow down internal communication
Kennen Sie das? Ihre Mitarbeitenden sollen im Staffbase-Intranet alle relevanten Informationen auf einen Blick haben – doch die Daten liegen verstreut in externen Datenbanken, HR-Systemen und verschiedenen Fachapplikationen. Jede neue Datenquelle bedeutet: Rücksprache mit der IT, Klärung von Schnittstellen, Sicherheitsfreigaben und oft wochenlange Wartezeiten.
For editorial teams, this fragmentation becomes part of everyday life: menus from the catering system, departure times from the transport API, birthday lists from the HR tool - all separate isolated solutions that are laboriously maintained manually or not integrated at all. As a result, employees are unable to find key information or fall back on old channels. Acceptance of the expensively introduced platform decreases.
What really slows companies down: the typical data integration hurdles
In discussions with communication managers and IT decision-makers, the same pain points come up again and again:
Technical complexity with each new source
Jede Datenanbindung erfordert individuelle Schnittstellen-Entwicklung. Die IT-Abteilung wird zum Flaschenhals – selbst für vermeintlich simple Anwendungsfälle wie die Einbindung externer Datenquellen.
Security concerns and compliance requirements
As soon as external APIs or sensitive personnel data are involved, approval processes become lengthy. Data protection officers have to be involved, authorisation concepts created and data flows documented.
Lack of flexibility for the editorial team
Selbst wenn eine Integration einmal steht, können Redakteur*innen nichts mehr anpassen. Jede Änderung – etwa ein zusätzliches Datenfeld oder eine andere Filterung – landet wieder bei der IT.
Lack of transparency about data sources
In larger organisations, it's easy to lose track of things: Which systems provide which data? Who maintains them? Is it up to date? This lack of transparency leads to duplication of maintenance work and inconsistencies.
No personalisation possible
Daten werden oft als „One size fits all“ ausgespielt. Standortspezifische Informationen, rollenbasierte Inhalte oder individuelle Präferenzen lassen sich kaum abbilden – dabei erwarten Mitarbeitende heute genau diese Relevanz.
Der Widget Builder: Datenintegration ohne IT-Marathon
This is where the Widget Builder for Staffbase with an approach that combines technical stability and editorial independence.
No-code operation with professional architecture
Der Widget Builder ermöglicht es Redaktionsteams, Daten aus verschiedensten Quellen einzubinden – without having to programme it yourself. Die IT richtet einmalig die Verbindungen zu den Datenquellen ein, danach arbeitet die Redaktion vollständig no-code. Bestehende Widgets können angepasst, neue erstellt und Inhalte eigenständig aktualisiert werden.
Example: employee anniversaries:
Der Widget Builder greift direkt auf Staffbase-Profildaten zu – etwa das Eintrittsdatum aus dem Profilfeld „Start Date“. Die Redaktion wählt im Builder aus, welche Profilfelder angezeigt werden sollen, definiert Filter (z.B. nur Jubiläen der nächsten 30 Tage) und legt das Design fest. Das Widget läuft dann automatisch – sobald ein Mitarbeitender ein Jubiläum hat, erscheint dies ohne weiteres Zutun im Staffbase-Intranet. Keine externe Datenquelle, keine manuelle Pflege – alles basiert auf den bereits in Staffbase vorhandenen, zentral gepflegten Profildaten.
Native Staffbase-Integration
Der Widget Builder nutzt die in Staffbase bereits vorhandenen Daten optimal: Profilfelder, Organisationsstrukturen, Standortinformationen und weitere Metadaten stehen direkt zur Verfügung. Die Authentifizierung ist bereits gegeben – IT-Teams müssen keine zusätzlichen Sicherheitsschichten aufbauen.
Flexible external data sources
Nicht alle Informationen liegen in Staffbase. Der Widget Builder kann auch REST-APIs externer Systeme anbinden – etwa für:
- Public transport departure times Directly at locations with many commuters
- Menus from the catering management system
- Weather data for sales representatives
- Energy consumption data from facility management
- Betriebliche Kennzahlen aus internen Dashboards
IT defines access restrictions, API keys and update intervals. The editorial team selects which data is displayed and how - without recourse to developer resources.
Personalisation and targeting directly integrated
Ein entscheidender Vorteil: Der Widget Builder nutzt die Staffbase-Targeting-Funktionen nativ. Das bedeutet: Dieselbe Datenquelle kann für verschiedene Nutzergruppen unterschiedlich ausgespielt werden.
Practical example of a meal plan:
Sie haben drei Standorte mit jeweils eigener Kantine. Die Speisepläne werden über eine externe API des Catering-Anbieters bereitgestellt. Im Widget Builder erstellen Sie ein Widget, das automatisch nur den Speiseplan des jeweiligen Nutzer-Standorts anzeigt – basierend auf den Staffbase-Profildaten. Voraussetzung ist, dass die Standortinformationen in Staffbase-Profilen gepflegt sind. Mitarbeitende sehen nur, was für sie relevant ist, während die Daten zentral aus einer Quelle kommen.
How the integration works - explained in simple technical terms
Die Architektur des Widget Builders folgt einem klaren Prinzip: Secure connection - centralised management - flexible use.
Step 1: One-off setup by IT
Ihre IT-Abteilung verbindet den Widget Builder mit den gewünschten Datenquellen. Bei Staffbase-Profildaten ist keine zusätzliche Integration nötig – der Widget Builder greift nativ auf die vorhandenen Profilfelder zu. Bei externen Quellen geschieht die Anbindung über standardisierte Protokolle und API-Token. Alle Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, Verbindungen laufen über sichere HTTPS-Kanäle. Zugriffe sind protokolliert und auditierbar. Die IT legt außerdem fest, welche Redakteur*innen welche Datenquellen nutzen dürfen.
Depending on the complexity of the data sources and existing security guidelines, this set-up requires a one-off, qualified IT effort - after that, however, the solution is largely low-maintenance.
Step 2: Editorial access without technical expertise
Im Widget Builder wählen Redakteur*innen die eingerichtete Datenquelle aus einem Dropdown-Menü. Bei Staffbase-Profildaten sehen sie direkt die verfügbaren Felder (z.B. Name, Eintrittsdatum, Standort, Abteilung). Bei externen Quellen erscheint eine Vorschau der verfügbaren Daten. Per Drag-and-Drop bestimmen sie, welche Felder angezeigt werden. Filter, Sortierung und Design lassen sich visuell konfigurieren – wie in einem modernen Website-Baukasten.
Step 3: Automatic update
Sobald das Widget live ist, aktualisiert es sich automatisch. Bei Staffbase-Profildaten geschieht dies in Echtzeit – Änderungen an Profilen werden sofort im Widget reflektiert. Bei externen Datenquellen erscheinen Änderungen ohne manuellen Eingriff im Intranet. Die Update-Frequenz legt die IT einmalig fest – unter Berücksichtigung der Performance und eventueller Rate-Limits der Datenquellen (z.B. alle 15 Minuten für Echtzeitdaten wie ÖPNV-Abfahrten, täglich für Speisepläne).
Step 4: Central overview and governance
All active data connections can be viewed centrally by IT and communication managers. Who uses which source? How often is a widget called up? Are there any errors when retrieving data? This transparency makes maintenance and compliance verification much easier.
What will change in concrete terms: Added value for everyone involved
For the editorial team
- Autonomy instead of dependence: New content and customisations can be made without a ticket to IT - response times are reduced from weeks to minutes.
- Consistent content: Data comes directly from the leading source, eliminating manual transmission errors.
- Creative freedom: More time for strategic communication instead of data maintenance.
For the IT department
- Einmalige statt wiederkehrende Arbeit: After setup, widgets run with low maintenance.
- Controlled self-service: Security guidelines are maintained, even if the editorial team works independently.
- Fewer support requests: Clear responsibilities and intuitive operation reduce queries.
- Full control over security: Central management of authorisations, audit logs and data flows.
For the employees
- Relevant information at the right time: Personalised, location- or role-specific content increases user acceptance.
- Up-to-date data without media discontinuity: No searching in different systems - everything is centralised on the intranet.
- Better user experience: Faster loading times and reliable content strengthen trust in the platform.
Diese Effekte zahlen direkt auf die Akzeptanz der Staffbase-Plattform ein: Mitarbeitende erleben das Intranet als echten Mehrwert, nicht als weitere digitale Baustelle.
Starting step by step: the pragmatic way
Viele Unternehmen beginnen mit einem oder zwei konkreten Use Cases – etwa einem Jubiläums-Widget basierend auf Staffbase-Profildaten oder der Einbindung von Speiseplänen über eine externe API. Nach erfolgreicher Pilotphase lassen sich weitere Datenquellen sukzessive integrieren. Dieser iterative Ansatz minimiert Risiken, schafft schnell sichtbare Erfolge und gibt sowohl IT als auch Redaktion Zeit, sich mit dem System vertraut zu machen.
Conclusion: Data integration as a lever for successful internal communication
Datensilos sind kein technisches, sondern ein organisatorisches Problem. Der Widget Builder for Staffbase löst es pragmatisch: durch sichere, standardisierte Schnittstellen, die einmal von der IT eingerichtet und danach von der Redaktion flexibel genutzt werden können.
Sie vermeiden langwierige Abstimmungsschleifen, senken Betriebsaufwand und schaffen gleichzeitig die Grundlage für personalisierte, relevante Inhalte. Als Partner mit über 20 Jahren Erfahrung im digitalen Arbeitsplatz und tiefem Staffbase-Know-how unterstützt JASP Sie von der Konzeption über die Implementierung bis zum laufenden Betrieb.
Ready to seamlessly connect your data sources?
👉 Request personalised advice now and clarify together with our experts which data sources are relevant for your company and how the integration can be implemented securely and efficiently.
Deutsch 
English (UK) 
Русский