Ein Plädoyer gegen Netzlaufwerke
In der modernen Geschäftswelt des Jahres 2023 begegnen wir immer noch Unternehmen, die ihre Daten auf veralteten Netzlaufwerken speichern. Kurz gesagt: Netzlaufwerke gehören längst der Vergangenheit an. Bereits vor einem Jahrzehnt nutzten einige progressive Firmen webbasierte Plattformen für die digitale Zusammenarbeit. Vor fünf Jahren schien das Ende der Netzlaufwerke nah, doch sie bestehen weiterhin. Die größte Schwierigkeit bei digitaler Datenablage ist die Strukturierung – von der initialen Anordnung digitaler Schränke bis hin zu deren fortwährender Anpassung.
Die Herausforderung der Dateien-Duplikation
Während in der analogen Welt doppelte Ablagen vermieden wurden, sind mehrfach vorhandene digitale Kopien im Netzlaufwerk inzwischen gang und gäbe. Dies wird durch das willkürliche Benennen von Dateien verstärkt, da es keine integrierte Versionierung gibt.
Die Herausforderung, die Ablagestruktur zu verstehen
Die Ordnerhierarchien im Netzlaufwerk legen die Struktur der Datenablage fest, erklären jedoch nicht deren Konzept – besonders nicht für neue Mitarbeiter. Meist fehlt eine ergänzende Anleitung, die die Struktur verständlich macht.
Fehlende Administration für Netzlaufwerke
Unternehmen haben oft keinen „Hausmeister“ für ihre Netzlaufwerke. Die IT-Abteilung stellt die Ressourcen bereit, ist aber nicht für deren Ordnung verantwortlich. Fachabteilungen haben selten die Kapazität, sich dem Aufräumen der digitalen Schränke zu widmen, und automatisierte Systeme zur Erkennung veralteter Ordner sind selten vorhanden.
Die Herausforderung, wertvolle Daten zu finden
Wertvolle Informationen liegen oft versteckt in Dateien ehemaliger oder derzeitiger Mitarbeiter. Die Entdeckung erfolgt meist per Zufall, da Dateinamen oft nicht den Informationswert widerspiegeln man ohne zusätzliche Metadaten arbeitet.
Probleme beim Löschen von Daten
Löschvorgänge im Netzlaufwerk können von der IT nicht vollständig kontrolliert werden, da Schreibrechte auch Löschrechte einschließen. Ein elektronischer Papierkorb fehlt, und Wiederherstellungen sind kompliziert. Dies bietet Raum für Data Loss durch unzufriedene Mitarbeiter.
Die Herausforderung gesperrter Dokumente
Es kommt häufig vor, dass beim Arbeiten an einer Datei eine Meldung erscheint, dass ein Kollege an derselben Datei arbeitet. Ohne Benachrichtigung bei Freigabe wird oft eine Kopie mit verändertem Namen erstellt.
Risiko durch Verschlüsselungs-Trojaner
Netzlaufwerke sind anfällig für Verschlüsselungs-Trojaner, die Daten verschlüsseln und Lösegeldforderungen nach sich ziehen. Da viele Mitarbeiter Zugriff haben, erhöht sich mit jedem neuen Angestellten das Risiko eines Klicks auf eine schädliche Phishing-Mail.
Mobilitätseinschränkungen von Netzlaufwerken
Netzlaufwerke sind oft nur am Arbeitsrechner verfügbar, auf dem sie eingerichtet sind. Ohne diesen sind Daten unterwegs nicht zugänglich; Smartphones bieten keine Alternative.
Arbeitsaufwändiges Monitoring neuer Dateien
Wer auf Aktualisierungen in einem Ordner achten möchte, muss manuell und ständig den Ordner aktualisieren, da es keine Benachrichtigungsfunktionen gibt.
Unsere Empfehlung
Falls Ihr Unternehmen noch auf Netzlaufwerke setzt, kontaktieren Sie uns für Beratung zur Modernisierung Ihrer Datenablage.