Wir schreiben das Jahr 2021 – und wir begegnen noch immer Firmen, in denen Mitarbeiter ihre Daten in Netzlaufwerken ablegen. Und um meine Meinung gleich vorweg zu nehmen: Das Netzlaufwerk gehört abgeschafft – vorgestern!

Das Krasse daran ist, dass wir bereits vor 10 Jahren Firmen begegnet sind, wo Mitarbeiter ihre Daten bereits in webbasierten Lösungen für die digitale Zusammenarbeit abgelegt haben. Und vor 5 Jahren dachten wir bereits, dass Netzlaufwerke aussterben.

Die größte Herausforderung bei der Ablage von Daten in der digitalen Zusammenarbeit ist die Ablage-Struktur – also der initiale Entwurf der Anordnung der digitalen Schränke incl. Ihrer Schubladen. Und über die Zeit die naturgemäße Anpassung der Ablage-Struktur nach den Änderungswünschen.

Die Qual der Kopien

In der analogen Ablage hat man im Leitz-Ordner selbst darauf geachtet, dass man nicht 3 Kopien oder leicht veränderte Kopien eines Schriftstücks im Ordner abgelegt hat. Im Netzlaufwerk jedoch ist die Ablage von digitalen Kopien durch die Anwender ohne schlechtes Gewissen an der Tagesordnung. Dies wird potenziert durch die freie und willkürliche Vergabe von Dateinamen, um die verschiedenen Versionen zu kennzeichnen (denn Versionierung unter ein und demselben Dateinamen gibt es hier ja bekannter Maßen nicht).

Die Qual des Verstehens der Ablage-Struktur

Ordnerhierarchien in Netzlaufwerken stellen die Ablage-Struktur dar. Die Benamung der Ordner und ihre Hierarchie erklärt aber nicht automatisch die Idee der Ablage-Struktur – schon gar nicht für neue Mitarbeiter, die ins Unternehmen kommen. Und meist gibt’s keine ergänzende Anleitung (in digitaler Form), welche die Ablage-Struktur für Mitarbeiter erklärt.

Die Qual des fehlenden Hausmeisters/Gärtners

Es gibt in Unternehmen meist keine Gärtner oder Hausmeister für Netzlaufwerke. Die IT-Abteilung ist nicht zuständig für die Unordnung in den digitalen Schränken und Schubladen. Sie muss diese nur bereitstellen, nicht auf die Ordnung achten. Und in den Fachabteilungen ist meist keine Zeit/Lust/Kraft, sich der immer fortwährenden Aufräum- bzw. Ausmist-Aufgabe zu stellen. Es gibt auch keine Möglichkeit, verwaiste Ordner automatisiert zu erkennen und in den verdienten Ruhestand zu schicken.

Die Qual des Finden der Schätze im Netzlaufwerk

Es gibt sicher interessante schlummernde Schätze in einzelnen Dateien von früheren oder noch vorhandenen Mitarbeitern – aber sie durch zufälliges Stöbern oder gezielte Suche nach Schlüsselwörtern zu finden ist purer Zufall – also ein Glücksfall. Der Dateiname als einzige Information, bevor man eine Datei öffnet, sagt meist nichts über den Wert der dahinterliegenden Information aus. Weitere Metadaten zu einer Datei gehören, wie Autor, Anzahl von Versionsständen, Schlüsselwörter, Projektzuordnung, alles das gibt es bei Nutzung von Netzlaufwerken nicht.

Die Qual des Löschens

Löschen von Daten im Netzlaufwerk kann von Seiten der IT nicht gezielt verhindert werden, da Schreibrechte auch Löschrechte beinhalten. Und ein elektronischer Papierkorb für gelöschte Daten im Netzlaufwerk existiert schlicht nicht. Gelöschte Daten befinden sich nur im Backup der IT – und die Wiederherstellung ist aufwändig. Feuer Frei für alle verärgerten Mitarbeiter die am letzten Tag ihrer Anstellung nochmal der Firma eins auswischen wollen.

Die Qual der gesperrten Dokumente

Es ist immer wieder „schön“ bei den Arbeitsdateien, wenn nach dem Öffnen die Meldung erscheint, dass ein. Kollege gerade in derselben Datei arbeitet und dann die eigene Sitzung nur im Lese-Modus erfolgt. Eine Benachrichtigung gibt’s nicht wenn der Kollege wieder raus ist. Oft wird in diesem Fall eine Kopie unter leicht modifiziertem Namen erstellt und hier weitergearbeitet (siehe oben). Konsistenz geht so natürlich nicht.

Die Qual der Verschlüsselungs-Trojaner

Verschlüsselungs-Trojaner sind Schadprogramme, die sich darauf verstehen Dateien in Laufwerken auf einem Computer zu verschlüsseln, damit anschließend eine Lösegeldforderung des Urhebers an die betroffene Firma gestellt werden kann. Und Netzlaufwerke sind für Verschlüsselungs-Trojaner einfach nur Laufwerke. Wenn jeder Mitarbeiter das firmenweite Netzlaufwerk als Laufwerk eingebunden hat und Schreibrechte darauf hat, erhöht sich das Risiko des Einfangens eines solchen Verschlüsselungs-Trojaners mit jedem weiteren Mitarbeiter, der eingestellt wird. Ein Klick auf einen Link in einer Phishing-Mail löst die Katastrophe aus.

Die Qual der Unbeweglichkeit

Die Netzlaufwerke stehen generell nur auf dem Arbeitsrechner zur Verfügung, weil hier das entsprechende Netzlaufwerk gemappt ist. Den Arbeitsrechner hat man aber nicht immer zur Hand. Hat man in einem Meeting seinen Rechner vergessen, kann man nicht schnell mal auf seinem Smartphone etwas nachschauen.

Die Qual des manuellen Überprüfens

Möchte man mitbekommen, wenn in einem Ordner eine neue Datei gespeichert wird, kann man den ganzen Tag vor dem File Explorer sitzen und F5 drücken. Benachrichtigungen gibt es keine.

Handlungsaufforderung!

Wenn Sie auch noch Netzlaufwerke im Unternehmen haben – sprechen Sie uns an – wir beraten Sie bei dem Projekt „Rente für Netzlaufwerke“