Против сетевых дисков

В современном деловом мире 2023 года мы все еще встречаем компании, которые хранят свои данные на устаревших сетевых дисках. Одним словом, сетевые диски уходят в прошлое. Десять лет назад некоторые прогрессивные компании уже использовали веб-платформы для цифровой совместной работы. Пять лет назад казалось, что конец сетевых дисков уже близок, но они все еще существуют. Самой большой сложностью при хранении цифровых данных является их структурирование - от первоначального расположения цифровых шкафов до их последующей настройки.

Проблема дублирования файлов

Если в аналоговом мире можно было избежать дублирования файлов, то теперь несколько цифровых копий на сетевом диске - обычное дело. Это усугубляется произвольным именованием файлов, поскольку отсутствует интегрированная система версий.

Проблема понимания структуры подачи документов

Иерархии папок на сетевом диске определяют структуру хранилища данных, но не объясняют ее суть - особенно для новых сотрудников. В большинстве случаев нет никаких дополнительных инструкций, чтобы сделать структуру понятной.

Отсутствие администрирования сетевых дисков

В компаниях часто нет „смотрителя“ за сетевыми дисками. ИТ-отдел предоставляет ресурсы, но не отвечает за их организацию. У специализированных отделов редко есть возможность посвятить себя наведению порядка в цифровых шкафах, а автоматизированные системы распознавания устаревших папок существуют редко.

Проблема поиска ценных данных

Ценная информация часто скрывается в файлах, принадлежащих бывшим или нынешним сотрудникам. Обнаружить ее обычно удается случайно, поскольку названия файлов часто не отражают ценности информации.

Проблемы с удалением данных

Процессы удаления на сетевом диске не могут полностью контролироваться ИТ-специалистами, поскольку разрешения на запись также включают разрешения на удаление. Электронная корзина отсутствует, и восстановление данных затруднено. Это создает возможности для потери данных из-за недовольных сотрудников.

Проблема блокировки документов

Часто случается, что во время работы над файлом появляется сообщение о том, что коллега работает над тем же файлом. Часто создается копия с другим именем без уведомления о выходе файла.

Риск, связанный с троянцами-шифровальщиками

Сетевые диски уязвимы для троянцев-шифровальщиков, которые шифруют данные и требуют выкуп. Поскольку доступ имеют многие сотрудники, риск нажать на вредоносное фишинговое письмо возрастает с каждым новым сотрудником.

Ограничения мобильности для сетевых дисков

Сетевые диски часто доступны только на рабочем компьютере, на котором они установлены. Без этого доступ к данным в дороге невозможен, а смартфоны не предлагают альтернативы.

Трудоемкий мониторинг новых файлов

Если вы хотите проверить наличие обновлений в папке, вам придется обновлять ее вручную и постоянно, так как функции уведомлений нет.

Наша рекомендация

Если ваша компания все еще полагается на сетевые диски, связаться с нами за советом по модернизации хранилища данных.