Объединение писем в SharePoint Online

Создание писем-форм в SharePoint Online вызывает у многих пользователей трудности. Это становится особенно сложным, когда и документ Word, и таблица находятся в SharePoint. В этой статье вы узнаете, как создавать и печатать письма слияния писем, несмотря на эти трудности.

Состояние дел

Microsoft не поддерживает ссылки на список, например таблицу Excel, по адресу http. Это было разъяснено в различных статьях:

• MS Community Thread: Word Mail Merge с документом Excel в библиотеке документов Sharepoint
• Статья поддержки Microsoft: Источники данных, которые можно использовать для слияния писем

Вместо этого требуется локальная таблица:

• Статья поддержки Microsoft: Объединение писем с помощью электронной таблицы Excel

Это решение полезно не только для нас, но и для многих других пользователей, как показывает требование, существующее уже 2,5 года:

• Microsoft User Voice: Разрешить слияние по почте с использованием списков и документов на базе SharePoint (и/или OneDrive)

Практическое решение

Для реализации мы используем OneDrive для отображения списка SharePoint в качестве „локального“ диска. Функции синхронизации в SharePoint Online делают это возможным:

Это означает, что источник данных практически „локальный“:

Пример структуры таблицы Excel:

Теперь мы можем приступить к самому процессу слияния писем в документе Word. Документ должен быть открыт в приложении Word, так как в браузере функция слияния писем недоступна:

Кроме того, документ можно открыть непосредственно из Finder (Mac) или Windows Explorer (Windows).

В документе Word мы подключаем источник данных - электронную таблицу Excel...

...выберите файл из OneDrive...

...и распределить поля...

...чтобы наконец распечатать все:

Поскольку источник данных содержит только два адреса, печатаются только две страницы:

Заключение

SharePoint - чрезвычайно мощный инструмент. Использование онлайн-версии неуклонно растет по всему миру, чему способствует стратегия Microsoft, ориентированная на облачные технологии. Тем не менее, остается надеяться, что работа в "облаке", особенно непосредственно в браузере, будет поддерживаться все лучше и лучше. Если вы хотите поддержать этот процесс, выскажите свое мнение на форуме Microsoft User Voice, ссылка на который находится в верхней части статьи.