Nahtlose Integration: Daten sicher verbinden mit dem Widget Builder – JASP

Wenn Datensilos die interne Kommunikation ausbremsen

Kennen Sie das? Ihre Mitarbeitenden sollen im Staffbase-Intranet alle relevanten Informationen auf einen Blick haben – doch die Daten liegen verstreut in externen Datenbanken, HR-Systemen und verschiedenen Fachapplikationen. Jede neue Datenquelle bedeutet: Rücksprache mit der IT, Klärung von Schnittstellen, Sicherheitsfreigaben und oft wochenlange Wartezeiten.

Für Redaktionsteams wird diese Fragmentierung zum Alltag: Speisepläne aus dem Catering-System, Abfahrtszeiten aus der Verkehrs-API, Geburtstagslisten aus dem HR-Tool – alles separate Insellösungen, die mühsam manuell gepflegt oder gar nicht erst eingebunden werden. Die Folge: Mitarbeitende finden zentrale Informationen nicht oder greifen auf alte Kanäle zurück. Die Akzeptanz der teuer eingeführten Plattform sinkt.

Was Unternehmen wirklich bremst: Die typischen Datenintegrations-Hürden

In Gesprächen mit Kommunikationsverantwortlichen und IT-Entscheider*innen zeigen sich immer wieder dieselben Schmerzpunkte:

Technische Komplexität bei jeder neuen Quelle
Jede Datenanbindung erfordert individuelle Schnittstellen-Entwicklung. Die IT-Abteilung wird zum Flaschenhals – selbst für vermeintlich simple Anwendungsfälle wie die Einbindung externer Datenquellen.

Sicherheitsbedenken und Compliance-Anforderungen
Sobald externe APIs oder sensible Personaldaten im Spiel sind, werden Freigabeprozesse langwierig. Datenschutzbeauftragte müssen eingebunden werden, Berechtigungskonzepte erstellt, Datenflüsse dokumentiert.

Fehlende Flexibilität für die Redaktion
Selbst wenn eine Integration einmal steht, können Redakteur*innen nichts mehr anpassen. Jede Änderung – etwa ein zusätzliches Datenfeld oder eine andere Filterung – landet wieder bei der IT.

Mangelnde Transparenz über Datenquellen
In größeren Organisationen verliert man schnell den Überblick: Welche Systeme liefern welche Daten? Wer pflegt sie? Sind sie aktuell? Diese Intransparenz führt zu Doppelpflegeaufwand und Inkonsistenzen.

Keine Personalisierung möglich
Daten werden oft als „One size fits all“ ausgespielt. Standortspezifische Informationen, rollenbasierte Inhalte oder individuelle Präferenzen lassen sich kaum abbilden – dabei erwarten Mitarbeitende heute genau diese Relevanz.

Der Widget Builder: Datenintegration ohne IT-Marathon

Hier setzt der Widget Builder für Staffbase an – mit einem Ansatz, der technische Stabilität und redaktionelle Selbstständigkeit vereint.

No-Code-Bedienung mit professioneller Architektur

Der Widget Builder ermöglicht es Redaktionsteams, Daten aus verschiedensten Quellen einzubinden – ohne selbst programmieren zu müssen. Die IT richtet einmalig die Verbindungen zu den Datenquellen ein, danach arbeitet die Redaktion vollständig no-code. Bestehende Widgets können angepasst, neue erstellt und Inhalte eigenständig aktualisiert werden.

Beispiel Mitarbeiter-Jubiläen:
Der Widget Builder greift direkt auf Staffbase-Profildaten zu – etwa das Eintrittsdatum aus dem Profilfeld „Start Date“. Die Redaktion wählt im Builder aus, welche Profilfelder angezeigt werden sollen, definiert Filter (z.B. nur Jubiläen der nächsten 30 Tage) und legt das Design fest. Das Widget läuft dann automatisch – sobald ein Mitarbeitender ein Jubiläum hat, erscheint dies ohne weiteres Zutun im Staffbase-Intranet. Keine externe Datenquelle, keine manuelle Pflege – alles basiert auf den bereits in Staffbase vorhandenen, zentral gepflegten Profildaten.

Native Staffbase-Integration

Der Widget Builder nutzt die in Staffbase bereits vorhandenen Daten optimal: Profilfelder, Organisationsstrukturen, Standortinformationen und weitere Metadaten stehen direkt zur Verfügung. Die Authentifizierung ist bereits gegeben – IT-Teams müssen keine zusätzlichen Sicherheitsschichten aufbauen.

Flexible externe Datenquellen

Nicht alle Informationen liegen in Staffbase. Der Widget Builder kann auch REST-APIs externer Systeme anbinden – etwa für:

ÖPNV-Abfahrtszeiten direkt an Standorten mit vielen Pendler*innen
Speisepläne aus dem Catering-Management-System
Wetterdaten für Außendienstmitarbeitende
Energieverbrauchsdaten aus dem Facility-Management
Betriebliche Kennzahlen aus internen Dashboards

Die IT definiert dabei Zugriffsbeschränkungen, API-Schlüssel und Update-Intervalle. Die Redaktion wählt aus, welche Daten wie dargestellt werden – ohne Rückgriff auf Entwicklerressourcen.

Personalisierung und Targeting direkt integriert

Ein entscheidender Vorteil: Der Widget Builder nutzt die Staffbase-Targeting-Funktionen nativ. Das bedeutet: Dieselbe Datenquelle kann für verschiedene Nutzergruppen unterschiedlich ausgespielt werden.

Praxisbeispiel Speiseplan:
Sie haben drei Standorte mit jeweils eigener Kantine. Die Speisepläne werden über eine externe API des Catering-Anbieters bereitgestellt. Im Widget Builder erstellen Sie ein Widget, das automatisch nur den Speiseplan des jeweiligen Nutzer-Standorts anzeigt – basierend auf den Staffbase-Profildaten. Voraussetzung ist, dass die Standortinformationen in Staffbase-Profilen gepflegt sind. Mitarbeitende sehen nur, was für sie relevant ist, während die Daten zentral aus einer Quelle kommen.

So funktioniert die Integration – technisch einfach erklärt

Die Architektur des Widget Builders folgt einem klaren Prinzip: Sichere Verbindung – zentrale Verwaltung – flexible Nutzung.

Schritt 1: Einmalige Einrichtung durch die IT
Ihre IT-Abteilung verbindet den Widget Builder mit den gewünschten Datenquellen. Bei Staffbase-Profildaten ist keine zusätzliche Integration nötig – der Widget Builder greift nativ auf die vorhandenen Profilfelder zu. Bei externen Quellen geschieht die Anbindung über standardisierte Protokolle und API-Token. Alle Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, Verbindungen laufen über sichere HTTPS-Kanäle. Zugriffe sind protokolliert und auditierbar. Die IT legt außerdem fest, welche Redakteur*innen welche Datenquellen nutzen dürfen.

Diese Einrichtung erfordert je nach Komplexität der Datenquellen und bestehenden Sicherheitsrichtlinien einmaligen, qualifizierten IT-Aufwand – danach jedoch läuft die Lösung weitgehend wartungsarm.

Schritt 2: Redaktioneller Zugriff ohne technisches Know-how
Im Widget Builder wählen Redakteur*innen die eingerichtete Datenquelle aus einem Dropdown-Menü. Bei Staffbase-Profildaten sehen sie direkt die verfügbaren Felder (z.B. Name, Eintrittsdatum, Standort, Abteilung). Bei externen Quellen erscheint eine Vorschau der verfügbaren Daten. Per Drag-and-Drop bestimmen sie, welche Felder angezeigt werden. Filter, Sortierung und Design lassen sich visuell konfigurieren – wie in einem modernen Website-Baukasten.

Schritt 3: Automatische Aktualisierung
Sobald das Widget live ist, aktualisiert es sich automatisch. Bei Staffbase-Profildaten geschieht dies in Echtzeit – Änderungen an Profilen werden sofort im Widget reflektiert. Bei externen Datenquellen erscheinen Änderungen ohne manuellen Eingriff im Intranet. Die Update-Frequenz legt die IT einmalig fest – unter Berücksichtigung der Performance und eventueller Rate-Limits der Datenquellen (z.B. alle 15 Minuten für Echtzeitdaten wie ÖPNV-Abfahrten, täglich für Speisepläne).

Schritt 4: Zentrale Übersicht und Governance
Alle aktiven Datenverbindungen sind für IT und Kommunikationsverantwortliche zentral einsehbar. Wer nutzt welche Quelle? Wie oft wird ein Widget aufgerufen? Gibt es Fehler bei der Datenabfrage? Diese Transparenz erleichtert Wartung und Compliance-Nachweise erheblich.

Was sich konkret ändert: Mehrwert für alle Beteiligten

Für die Redaktion

Autonomie statt Abhängigkeit: Neue Inhalte und Anpassungen gelingen ohne Ticket an die IT – Reaktionszeiten sinken von Wochen auf Minuten.
Konsistente Inhalte: Daten kommen direkt aus der führenden Quelle, manuelle Übertragungsfehler entfallen.
Kreative Freiheit: Mehr Zeit für strategische Kommunikation statt Datenpflege.

Für die IT-Abteilung

Einmalige statt wiederkehrende Arbeit: Nach dem Setup laufen Widgets wartungsarm.
Kontrollierte Selbstbedienung: Sicherheitsrichtlinien bleiben gewahrt, auch wenn die Redaktion eigenständig arbeitet.
Weniger Support-Anfragen: Klare Verantwortlichkeiten und intuitive Bedienung reduzieren Rückfragen.
Volle Kontrolle über Sicherheit: Zentrale Verwaltung von Berechtigungen, Audit-Logs und Datenflüssen.

Für die Mitarbeitenden

Relevante Informationen zur richtigen Zeit: Personalisierte, standort- oder rollenspezifische Inhalte erhöhen die Nutzungsakzeptanz.
Aktuelle Daten ohne Medienbruch: Keine Suche in verschiedenen Systemen – alles zentral im Intranet.
Bessere User Experience: Schnellere Ladezeiten und zuverlässige Inhalte stärken das Vertrauen in die Plattform.

Diese Effekte zahlen direkt auf die Akzeptanz der Staffbase-Plattform ein: Mitarbeitende erleben das Intranet als echten Mehrwert, nicht als weitere digitale Baustelle.

Schrittweise starten: Der pragmatische Weg

Viele Unternehmen beginnen mit einem oder zwei konkreten Use Cases – etwa einem Jubiläums-Widget basierend auf Staffbase-Profildaten oder der Einbindung von Speiseplänen über eine externe API. Nach erfolgreicher Pilotphase lassen sich weitere Datenquellen sukzessive integrieren. Dieser iterative Ansatz minimiert Risiken, schafft schnell sichtbare Erfolge und gibt sowohl IT als auch Redaktion Zeit, sich mit dem System vertraut zu machen.

Fazit: Datenintegration als Hebel für erfolgreiche interne Kommunikation

Datensilos sind kein technisches, sondern ein organisatorisches Problem. Der Widget Builder for Staffbase löst es pragmatisch: durch sichere, standardisierte Schnittstellen, die einmal von der IT eingerichtet und danach von der Redaktion flexibel genutzt werden können.

Sie vermeiden langwierige Abstimmungsschleifen, senken Betriebsaufwand und schaffen gleichzeitig die Grundlage für personalisierte, relevante Inhalte. Als Partner mit über 20 Jahren Erfahrung im digitalen Arbeitsplatz und tiefem Staffbase-Know-how unterstützt JASP Sie von der Konzeption über die Implementierung bis zum laufenden Betrieb.

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