Personalisierung im Intranet: Relevanz statt Informationsflut 

Jeden Morgen dasselbe Bild: Mitarbeitende öffnen das Intranet und werden von einer Flut an Informationen begrüßt. Unternehmensnews aus anderen Standorten, Veranstaltungen anderer Abteilungen, Angebote der Kantine, die 300 Kilometer entfernt liegt. Was für die einen relevant ist, erzeugt bei anderen nur Rauschen. Die Folge: Wichtige Informationen gehen unter, das Intranet wird zur Pflichtübung statt zum hilfreichen Arbeitswerkzeug. Für Kommunikationsabteilungen und Intranet-Redaktionen ist das frustrierend – denn trotz hohen Aufwands sinkt die Akzeptanz der Plattform. 

Die Erwartung der Mitarbeitenden ist klar: Sie wollen schnell genau die Informationen finden, die für ihre Rolle, ihren Standort und ihre aktuelle Situation relevant sind. Nicht mehr, nicht weniger. Personalisierung ist längst kein Nice-to-have mehr, sondern eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche interne Kommunikation. 

Was Unternehmen Sorgen bereitet 

In der täglichen Arbeit mit Staffbase zeigen sich immer wieder ähnliche Herausforderungen: 

Redaktionen produzieren mehr Content, erreichen aber weniger Menschen. Je größer und dezentraler ein Unternehmen ist, desto schwieriger wird es, Inhalte zielgerichtet auszuspielen. Eine Nachricht, die für Produktionsmitarbeitende in München wichtig ist, interessiert das Marketing-Team in Hamburg nicht – und umgekehrt. 

Die manuelle Zuteilung von Inhalten ist aufwendig und fehleranfällig. Redakteur*innen müssen bei jeder Nachricht überlegen: Wer sollte das sehen? Welche Zielgruppe ist betroffen? Soll das nur für bestimmte Standorte sichtbar sein? Diese Entscheidungen kosten Zeit und führen trotzdem oft zu unpassenden Ergebnissen. 

IT-Ressourcen werden für individuelle Anpassungen gebunden. Wenn Fachabteilungen spezifische Informationen ausspielen wollen – etwa Schichtpläne für die Produktion oder Verkaufszahlen für den Vertrieb – braucht es technische Unterstützung. Die IT-Abteilung wird zum Flaschenhals für jeden neuen Use Case. 

Mitarbeitende entwickeln Vermeidungsstrategien. Wenn das Intranet zur Informationswüste wird, suchen sich Menschen ihre eigenen Wege: Excel-Listen per E-Mail, inoffizielle Teams-Kanäle, Flurfunk. Die zentrale Plattform verliert ihre Funktion als zentrale Informationsquelle (Single Point of Truth). 

Wie der Widget Builder gezielte Personalisierung ermöglicht 

Der Widget Builder for Staffbase setzt genau an diesen Schmerzpunkten an. Er ermöglicht es Redakteur*innen und Kommunikationsverantwortlichen, Inhalte zielgruppengerecht auszuspielen – nach dem initialen Setup durch die IT können die meisten Anpassungen ohne weitere technische Unterstützung vorgenommen werden. 

No-Code-Personalisierung für die Redaktion: Mit dem Widget Builder können Redaktionen selbstständig festlegen, wer welche Inhalte sieht. Das Targeting funktioniert auf Basis der in Staffbase hinterlegten User-Attribute – typischerweise Standort, Abteilung, Rolle oder Sprache. Auch individuelle Profil-Attribute können genutzt werden, sofern sie im User Profile verfügbar sind. Einmal konfiguriert, läuft die Ausspielung automatisch. Eine Speisekarte erscheint nur für Mitarbeitende am jeweiligen Standort, Schichtinformationen nur für die betroffenen Teams, Führungskräfte-News nur für die relevante Zielgruppe. 

Praxisbeispiel Jubiläen: Ein klassischer Fall für sinnvolle Personalisierung. Mit dem Widget Builder können Geburtstage und Firmenjubiläen automatisiert und standortbezogen ausgespielt werden. Mitarbeitende in der Zentrale sehen die Jubilarinnen ihres Standorts, während gleichzeitig in den regionalen Niederlassungen jeweils die dortigen Kolleginnen gewürdigt werden. Die Redaktion kann die Daten zentral pflegen – beispielsweise über SharePoint-Listen, die aus HR-Systemen befüllt werden – und die Ausspielung erfolgt automatisch nach den hinterlegten Regeln. 

Integration statt Insellösung: Der Widget Builder nutzt vorhandene Datenquellen aus Microsoft 365 und SharePoint. Informationen müssen nicht doppelt gepflegt werden. Ein Widget kann beispielsweise direkt auf eine SharePoint-Liste zugreifen und die Inhalte gefiltert im Staffbase-Intranet anzeigen. Das reduziert Pflegeaufwand und hält Informationen aktuell. 

Flexible Anwendungsszenarien: Ein typisches Beispiel sind ÖPNV-Abfahrten für verschiedene Standorte. Mit dem Widget Builder wird eine Live-Datenquelle (z.B. eine öffentliche API oder SharePoint-Liste) eingebunden. Mitarbeitende sehen automatisch nur die Abfahrten ihrer Haltestelle – basierend auf ihrem Standort-Attribut im Staffbase-Profil. Weitere Szenarien umfassen personalisierte News-Feeds, teamspezifische Dashboards, Event-Countdowns für regionale Veranstaltungen oder Parkhausauslastungen – ohne individuelle Programmierung für jeden einzelnen Fall. 

So funktioniert die technische Umsetzung 

Die Integration ist bewusst einfach gehalten: Die IT-Abteilung übernimmt das initiale Setup. Sie richtet den Widget Builder in Staffbase ein, konfiguriert die Anbindung an benötigte Datenquellen (z.B. SharePoint, Microsoft 365) und definiert die verfügbaren User-Attribute für das Targeting. Dabei werden auch die Basis-Kriterien für die Personalisierung festgelegt – welche Profil-Attribute stehen zur Verfügung, welche Datenquellen sollen, angebunden werden. 

Danach liegt die Kontrolle bei der Redaktion. Über eine intuitive Benutzeroberfläche können Kommunikationsverantwortliche neue Widgets anlegen, bestehende anpassen und Targeting-Regeln definieren. Tiefes technisches Vorwissen ist nicht erforderlich – die Oberfläche ist intuitiv gestaltet und nach einer kurzen Einarbeitung selbständig nutzbar. Die Redaktion bleibt handlungsfähig, auch wenn die IT gerade andere Prioritäten hat. 

Redaktionelle Änderungen – etwa Anpassungen der Zielgruppe oder Inhaltsaktualisierungen – sind in Minuten umgesetzt, nicht in Wochen. Ein neuer Standort kommt hinzu? Die Organisationsstruktur ändert sich? Solche Anpassungen erfolgen direkt in der Redaktionsoberfläche, sofern die entsprechenden User-Attribute in Staffbase verfügbar sind. Für die Anbindung neuer Datenquellen oder komplexere Anforderungen bleibt die IT weiterhin der richtige Ansprechpartner. 

Was sich konkret für alle Beteiligten verbessert 

Für die Redaktion bedeutet Personalisierung mit dem Widget Builder weniger Aufwand bei besseren Ergebnissen. Statt für jeden Standort separate News zu erstellen, wird ein Beitrag angelegt und die Ausspielung erfolgt automatisch an die richtige Zielgruppe. Die Redaktion kann sich auf strategische Kommunikation konzentrieren, statt sich in manueller Verteilungslogik zu verlieren. 

Für die IT-Abteilung reduziert sich die Zahl der Einzelanfragen drastisch. Nach dem initialen Setup laufen die meisten redaktionellen Anwendungsfälle ohne weitere technische Betreuung. Die IT wird von operativen Tätigkeiten entlastet und kann sich auf strategische Projekte fokussieren. 

Für die Mitarbeitenden wird das Intranet endlich zu dem, was es sein sollte: eine hilfreiche, übersichtliche Plattform, die genau die Informationen liefert, die gerade wichtig sind. Weniger Rauschen, mehr Relevanz. Das steigert nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die tatsächliche Nutzung der Plattform. 

Unsere Projekterfahrung zeigt: Wenn Mitarbeitende relevante Inhalte erhalten, steigt die Nutzung der Plattform deutlich. Die Plattform entwickelt sich vom reinen Push-Kanal (Informationen werden verteilt) zum Pull-Medium (Mitarbeitende suchen aktiv nach Informationen), weil sie wissen, dass sie dort finden, was sie brauchen. 

Fazit: Personalisierung schafft Mehrwert für alle 

Relevante Kommunikation ist keine Frage der Content-Menge, sondern der richtigen Ausspielung. Der Widget Builder for Staffbase gibt Redaktionen die Werkzeuge an die Hand, um Informationen zielgerichtet zu platzieren – nach dem initialen IT-Setup ohne technische Hürden und ohne langwierige Prozesse. 

JASP bringt über 20 Jahre Erfahrung im Microsoft-Umfeld und tiefes Know-how in der Staffbase-Integration mit. Als verlässlicher Partner unterstützen wir nicht nur bei der initialen Einrichtung, sondern auch im laufenden Betrieb – damit Ihre interne Kommunikation so personalisiert wird, wie Ihre Mitarbeitenden es erwarten. 

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