Interne Kommunikation 2026: Warum Employee Apps zum Standard werden
22. Januar 2026
Der Konferenzraum ist voll, die Stimmung angespannt. Die Leiterin der internen Kommunikation präsentiert die neuesten Zahlen: Nur 23 % der Mitarbeitenden in der Produktion lesen regelmäßig die Unternehmensnews. E-Mails verschwinden ungelesen, das Intranet wird am Desktop kaum geöffnet – und die Geschäftsführung fordert mehr Engagement, bessere Erreichbarkeit, schnellere Information. „Wir brauchen eine Employee App“, sagt die IT-Leiterin. „Aber bitte eine, die wir nicht ständig warten müssen.“
Diese Szene wiederholt sich aktuell in zahllosen Unternehmen. Die interne Kommunikation steht 2026 vor einer entscheidenden Weichenstellung: Employee Apps entwickeln sich vom Nice-to-have zum unverzichtbaren Standard der Mitarbeitendenkommunikation. Doch der Weg dorthin ist steiniger, als viele zunächst annehmen.
Was treibt Unternehmen wirklich um?
Die Herausforderungen in der internen Kommunikation haben sich fundamental verändert. Drei zentrale Problemfelder dominieren den Alltag:
Die Erreichbarkeitslücke wird größer. In produzierenden Unternehmen, im Einzelhandel, in der Logistik oder im Gesundheitswesen arbeiten Mitarbeitende ohne festen Schreibtischarbeitsplatz. E-Mail-basierte Kommunikation erreicht sie nicht. Schwarze Bretter sind überholt. Die Folge: Wichtige Informationen kommen nicht an, Mitarbeitende fühlen sich abgehängt, die Identifikation mit dem Unternehmen sinkt.
Erwartungen steigen rasant. Mitarbeitende sind es privat gewohnt, Informationen personalisiert, mobil und in Echtzeit zu erhalten. Was im Alltag mit Netflix, Amazon oder Instagram selbstverständlich ist, wird auch am Arbeitsplatz erwartet. Eine weitere PDF-Rundmail zum Herunterladen entspricht nicht mehr der Lebensrealität. Wer relevante, zielgruppengerechte Kommunikation bieten will, braucht moderne Kanäle.
IT- und Redaktionsressourcen sind begrenzt. Gleichzeitig steht die Realität dem entgegen: Kommunikationsabteilungen sind chronisch unterbesetzt, IT-Teams haben Projektberge vor sich. Jede neue Lösung bedeutet: Setup, Schulung, Wartung, Support. Die Sorge ist real, dass eine Employee App zum Zeit- und Ressourcenfresser wird, statt Entlastung zu bringen.
Der Wendepunkt: Employee Apps werden erwachsen
Lange galten Employee Apps als komplexe IT-Projekte mit langwierigen Implementierungen. Diese Wahrnehmung ändert sich grundlegend. Moderne Plattformen wie Staffbase haben die Einführung von Employee Apps deutlich vereinfacht. Doch auch hier zeigt die Praxis: Die App allein löst das Problem nicht.
Der entscheidende Faktor ist die Flexibilität im Betrieb. Eine Employee App ist nur so gut wie die Inhalte, die sie transportiert – und die Geschwindigkeit, mit der Redaktionen auf neue Anforderungen reagieren können.
Hier wird es konkret: Eine Kommunikationsmanagerin möchte personalisierte Geburtstagsgrüße für alle Standorte ausspielen. Der Betriebsrat wünscht sich eine Übersicht anstehender Termine. Die Kantine soll ihren Speiseplan direkt in der App zeigen. Mitarbeitende am Standort Hamburg brauchen die aktuellen ÖPNV-Abfahrtszeiten direkt auf der Startseite.
Alles nachvollziehbare, alltägliche Anforderungen. Doch in vielen Unternehmen bedeutet jede dieser Anpassungen: Ticket an die IT, Wochen Wartezeit, eventuell externe Entwicklungskosten. Die App wird so vom Kommunikationskanal zum Flaschenhals.
Widget Builder: Wenn Redaktionen selbst gestalten können
Genau hier setzt der Widget Builder für Staffbase an. Die Lösung adressiert das zentrale Dilemma: Wie können Kommunikationsverantwortliche flexibel und schnell auf Bedarfe reagieren, ohne die IT zu überlasten?
Der No-Code-Ansatz macht den Unterschied. Redakteur*innen erstellen und pflegen Widgets selbstständig – ohne Programmierung, ohne IT-Tickets. Das klingt nach Versprechen, ist aber gelebte Praxis bei Unternehmen, die den Widget Builder einsetzen.
Ein typisches Beispiel aus dem Alltag: Ein produzierendes Unternehmen mit mehreren Standorten wollte den Kantinen-Speiseplan in der Staffbase-App zeigen – personalisiert nach Standort. Bisher bedeutete das: Die Kantine schickt wöchentlich ein PDF an die Kommunikationsabteilung, die es manuell in die App einpflegt. Aufwand für beide Seiten, häufig veraltete Informationen.
Mit dem Widget Builder konnte die technische Umsetzung innerhalb eines Tages abgeschlossen werden – nach der initialen Anbindung der SharePoint-Datenquelle durch die IT. Die Kantine pflegt den Speiseplan weiterhin in ihrer gewohnten SharePoint-Liste. Das Widget zeigt automatisch den aktuellen Plan – personalisiert nach Standort der Mitarbeitenden. Kein manueller Aufwand mehr, immer aktuelle Daten, zufriedene Nutzer*innen.
Die Integration mit Microsoft 365 ist dabei der Schlüssel. Viele Unternehmen nutzen SharePoint, Teams und andere Microsoft-Dienste bereits intensiv. Der Widget Builder verknüpft diese vorhandenen Datenquellen nahtlos mit Staffbase. Informationen müssen nicht doppelt gepflegt werden, Redaktionen arbeiten in gewohnten Umgebungen weiter.
Wie funktioniert das technisch – ohne IT-Marathon?
Die Umsetzung folgt einem klaren Muster: Die IT richtet die Verbindung zwischen Staffbase und den Microsoft 365-Datenquellen (z. B. SharePoint, Teams) über Microsoft Graph einmalig ein. Das Setup folgt standardisierten Prozessen und dauert in der Regel einige Stunden bis wenige Tage – abhängig von der bestehenden IT-Infrastruktur und den Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens.
Voraussetzung ist, dass die benötigten Microsoft 365-Berechtigungen (App-Registrierung, SharePoint-Zugriff) durch die IT-Abteilung freigegeben werden – ein standardisierter Prozess, der in den meisten Unternehmen etabliert ist.
Danach übernimmt die Redaktion: Im Widget Builder werden Widgets konfiguriert. Welche Daten sollen angezeigt werden? Für welche Zielgruppe? In welchem Design? Alle Einstellungen erfolgen über eine intuitive Oberfläche.
Entscheidend ist die klare Rollenverteilung: Die IT sorgt für die sichere technische Basis, die Redaktion für relevante Inhalte. Keine Seite wird überfordert, beide können sich auf ihre Kernkompetenz konzentrieren.
Ein weiteres Praxisbeispiel: Ein Logistikunternehmen wollte Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten die jeweils relevanten ÖPNV-Verbindungen zeigen. Das Widget kann auf öffentliche Verkehrsdaten zugreifen und – basierend auf den definierten Standort-Zuordnungen der Nutzenden – die jeweils relevanten Abfahrten anzeigen. Änderungen der angezeigten Haltestellen kann die Redaktion jederzeit selbst vornehmen, ohne IT-Involvement.
Was sich konkret ändert
Für die Redaktion: Statt Wochen auf IT-Freigaben zu warten, können Anpassungen sofort umgesetzt werden. Neue Ideen lassen sich schnell testen. Die Employee App entwickelt sich vom starren Kanal zum lebendigen, reagiblen Medium. Das erhöht nicht nur die Geschwindigkeit, sondern auch die Motivation im Team.
Für die IT-Abteilung: Nach dem initialen Setup entfallen ständige Anpassungsanfragen. Die Redaktion arbeitet selbstständig innerhalb sicherer Rahmenbedingungen. IT-Ressourcen werden frei für strategische Projekte statt wiederkehrender Kleinaufgaben.
Für die Mitarbeitenden: Inhalte werden relevanter und aktueller. Statt generischer Unternehmensnews erhalten sie personalisierte Informationen: Speiseplan ihres Standorts, Jubiläen in ihrer Abteilung, für sie relevante Events. Die App entwickelt sich vom generischen Informationskanal zu einem gezielt personalisierten Arbeitsmittel.
Diese Veränderungen mögen im Detail klein erscheinen. In der Summe bewirken sie jedoch etwas Entscheidendes: Erfahrungen aus Kundenprojekten zeigen, dass die Nutzung der Employee App steigt, wenn Inhalte relevanter und aktueller werden. Mitarbeitende öffnen die App häufiger, verweilen länger, interagieren mehr. Die interne Kommunikation erreicht ihre Zielgruppen wieder.
Warum 2026 der Wendepunkt ist
Die Entwicklung ist nicht mehr aufzuhalten: Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden erreichen wollen, kommen an Employee Apps nicht vorbei. Der demografische Wandel verstärkt diesen Trend. Jüngere Mitarbeitende erwarten mobile, digitale Kommunikation als Standard.
Gleichzeitig wird die Komplexität von Organisationen nicht abnehmen. Mehr Standorte, diverse Arbeitszeitmodelle, hybride Arbeitsformen – all das erfordert flexiblere Kommunikationslösungen.
Die entscheidende Frage ist nicht mehr ob, sondern wie. Wie lässt sich eine Employee App so betreiben, dass sie Entlastung statt Mehrbelastung bedeutet? Wie können Redaktionen agil bleiben, ohne die IT zu überfordern?
Der Widget Builder für Staffbase gibt darauf eine pragmatische Antwort. Kein Wunderwerk, sondern solides Handwerk: Die richtigen Werkzeuge für Menschen, die täglich interne Kommunikation gestalten.
Fazit: Handlungsfähigkeit zurückgewinnen
Employee Apps werden 2026 Standard sein, weil sie ein reales Problem lösen: die Erreichbarkeit und Einbindung aller Mitarbeitenden in modernen, verteilten Organisationen. Doch der Erfolg hängt an der Umsetzung im Betrieb.
Mit dem Widget Builder für Staffbase gewinnen Kommunikationsverantwortliche ihre Handlungsfähigkeit zurück. Statt abhängig von IT-Kapazitäten zu sein, gestalten sie ihre App eigenständig und bedarfsgerecht. Die native Integration mit Microsoft 365 und Staffbase sorgt dafür, dass vorhandene Datenquellen genutzt werden – ohne Doppelpflege, ohne Medienbrüche.
JASP bringt über 20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung digitaler Arbeitsplatzlösungen mit Microsoft-Technologien mit. Diese Expertise fließt direkt in die Staffbase-Erweiterungen ein: praxiserprobt, zuverlässig, auf nachhaltigen Betrieb ausgelegt.
Die interne Kommunikation 2026 wird mobil, personalisiert und reaktionsfähig sein. Die Werkzeuge dafür stehen bereit.
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