Staffbase oder SharePoint: Was passt zu eurem Intranet?
Staffbase vs. SharePoint: Wofür beide Plattformen gebaut sind, wann eine allein reicht und wann die Kombination die bessere Entscheidung ist.
Die Frage klingt nach einer Produktentscheidung, ist aber eine Aufgabenentscheidung. Staffbase und SharePoint lösen unterschiedliche Probleme, und viele Unternehmen betreiben am Ende beides.
Wofür die beiden Plattformen gebaut sind
SharePoint ist der Dokumenten- und Arbeitsplattform-Teil von Microsoft 365: Bibliotheken, Berechtigungen, Teamwebsites und Kommunikationswebsites. Ein Intranet entsteht daraus, wenn ihr Kommunikationswebsites, Navigation und Suche zusammenbaut. Den Einstieg über Teams liefert die SharePoint-App in Teams (öffnet in neuem Tab), in der Microsoft-Dokumentation als „ehemals Viva Connections“ beschrieben.
Staffbase ist eine Plattform für interne Kommunikation: redaktionelle Kanäle, Zielgruppensteuerung und eine Mitarbeiter-App mit Push-Nachrichten, die auch Menschen ohne Schreibtisch erreicht.
Ihr vergleicht also keine zwei Produkte derselben Kategorie. Ihr vergleicht eine Arbeitsplattform mit einer Kommunikationsplattform.
Die acht Kriterien im direkten Vergleich
| Kriterium | SharePoint (Microsoft 365) | Staffbase |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Mitarbeitende mit Microsoft-365-Konto und Bildschirmarbeitsplatz | Auch Schicht, Produktion und Außendienst, unabhängig vom Arbeitsplatz |
| Mobile Nutzung | Browser und Microsoft-Apps, Einstieg über Teams | Eigene App als Haupteinstieg, Push-Nachrichten pro Kanal |
| Redaktion | Seitenpflege durch Fachbereiche, Struktur und Governance durch IT | Redaktionsoberfläche mit Freigaben, Planung und Zielgruppen |
| Integrationen | Direkt in Microsoft 365, Power Platform und Teams | Offene API und Widgets, Microsoft-365-Anbindung über Schnittstellen |
| Personalisierung | Über Berechtigungen und Zielgruppenfilter je Seite | Kanäle und Segmente als Grundprinzip der Ausspielung |
| Auswertung | Nutzungsberichte je Website | Reichweite, Öffnungen und Kanalvergleich als Redaktionswerkzeug |
| Lizenzen | Listenpreis pro Nutzer und Monat, öffentlich einsehbar | Individuelles Angebot, keine öffentlichen Listenpreise |
| Datenschutz | Vertrag und Speicherort über den Microsoft-365-Tenant | Eigener Vertrag, eigener Speicherort, eigene Zertifizierungen |
Wann SharePoint allein reicht
Arbeiten alle Mitarbeitenden mit einem Microsoft-365-Konto am Bildschirm, soll das Intranet vor allem Dokumente, Formulare und Teamseiten liefern, und laufen Nachrichten über wenige Kanäle, dann ist eine zweite Plattform schwer zu begründen. Ihr würdet sie zusätzlich lizenzieren, zusätzlich betreiben und zusätzlich redaktionell bespielen.
Zwei Grenzen solltet ihr trotzdem kennen. Zielgruppengenaue Ausspielung ist in SharePoint Konfigurationsarbeit pro Seite, und belastbare Reichweitenzahlen für eine Redaktion sind kein Standardbericht.
Wann Staffbase die bessere Wahl ist
Staffbase wird interessant, sobald ein relevanter Teil eurer Belegschaft keinen festen Bildschirmarbeitsplatz hat, sobald Nachrichten verlässlich ankommen müssen und sobald eine Redaktion ohne IT-Ticket arbeiten soll. Staffbase adressiert diese Gruppe auf der eigenen Preisseite (öffnet in neuem Tab) ausdrücklich mit einem Paket für Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz.
Ebenso ehrlich gehört dazu: Staffbase ersetzt kein Dokumentenmanagement. Dateiablage, Versionsstände, Co-Authoring und feingranulare Berechtigungen bleiben Aufgabe von SharePoint.
Was die Entscheidung wirklich kostet
Die Lizenz ist der Teil, den ihr am leichtesten vergleicht, und der kleinste Teil der Rechnung. Dazu kommen Redaktion, Governance, Schulung, Change-Begleitung und Betrieb.
Was in Microsoft 365 schon enthalten ist, könnt ihr dagegen nachlesen. Microsoft nennt für SharePoint Online einen Gesamtspeicher von 1 TB plus 10 GB je erworbener Lizenz (öffnet in neuem Tab), bei den Frontline-Plänen Microsoft 365 F1 und F3 pauschal 1 TB, und maximal 25 TB pro Website.
Die beiden Anbieter sind dabei unterschiedlich transparent. Für Microsoft 365 stehen die Listenpreise pro Nutzer und Monat öffentlich auf den Microsoft-Produktseiten. Staffbase nennt auf seiner Preisseite keine Listenpreise, sondern schneidet jede Lösung auf die jeweiligen Anforderungen zu und führt über ein individuelles Angebot. Ohne dieses Angebot ist ein Preisvergleich nicht mehr als eine Schätzung.
Für ein Intranet-Projekt mit Staffbase oder SharePoint kalkulieren wir je nach Umfang mit einem fünf- bis sechsstelligen Budget und drei bis sechs Monaten bis Go-live, wie auf unserer Seite zur Intranet-Beratung beschrieben.
Wie ihr beide Welten verbindet
Die häufigste Lösung in der Praxis ist keine Entweder-oder-Entscheidung. Staffbase übernimmt die Kommunikation, SharePoint bleibt die Ablage, und beide Seiten werden verbunden.
Nach innen bringt ihr Microsoft-365-Daten in euer Staffbase-Intranet. Mit dem Widget Builder baut ihr solche Widgets ohne Code, der Starter-Plan ist kostenlos und umfasst bis zu zwei Widgets, Details stehen auf widgetbuilder.de (öffnet in neuem Tab).
Nach außen macht ihr Staffbase-Inhalte in Microsoft 365 auffindbar. Der M365 Search Connector indexiert veröffentlichte News und Seiten über einen Microsoft Graph Connector (öffnet in neuem Tab), inklusive Berechtigungen. Wie das im Alltag aussieht, steht im Beitrag Search Connector: Staffbase-Inhalte in Microsoft 365.
Wir verkaufen beide Seiten: SharePoint-Projekte und Staffbase-Erweiterungen. Genau deshalb ist unsere Empfehlung selten „ersetzt das andere“.
Häufige Fragen
Kann Staffbase SharePoint ersetzen?
Für interne Kommunikation ja, für Dokumentenarbeit nein. Plant Staffbase als Kommunikationsschicht und behaltet SharePoint als Arbeitsplattform.
Lässt sich SharePoint in Staffbase integrieren?
Ja, in beide Richtungen. Widgets holen Microsoft-365-Daten nach Staffbase, ein Graph Connector bringt Staffbase-Inhalte in die Microsoft-365-Suche.
Was kostet Staffbase im Vergleich zu SharePoint?
Ein direkter Preisvergleich ist ohne Angebot nicht möglich. Vergleicht stattdessen eure Gesamtkosten über drei Jahre, inklusive Redaktion und Betrieb.
Ihr steht vor dieser Entscheidung und wollt sie mit Zahlen aus eurem Haus treffen? Kontaktiert uns. Wir sortieren mit euch Zielgruppen, Aufgaben und Kosten, bevor ihr euch auf eine Plattform festlegt.
Weitere Anbieter im Überblick, mit Kosten und Hinweisen zur Einführung mit Betriebsrat: Mitarbeiter-App Vergleich 2026.
Langjährige Erfahrung in der Microsoft-Welt mit Schwerpunkt auf Intranet-Projekte, interne Kommunikation und Staffbase-Integrationen. Jens verbindet technisches Know-how mit strategischer Beratung.
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