Search Connector: Wo Mitarbeitende eure News wirklich finden

Das Problem: News in Silos

Jede Redaktion kennt das: Ihr veröffentlicht wichtige News im Staffbase-Intranet. Doch viele Mitarbeitende schauen dort gar nicht rein – sie arbeiten täglich in Microsoft 365, checken Teams, E-Mails, SharePoint. Euer Wissen bleibt unsichtbar. Die Folge: Fragen landen in Helpdesks, Missverständnisse entstehen, wichtige Infos verpassen Zielgruppen.

Der Grund ist simpel: Mitarbeitende nutzen die Apps, die ihnen vertraut sind. Das Intranet ist eine weitere Plattform, eine weitere Gewohnheit. Für Redakteur*innen bedeutet das ein Dilemma: für euch multipliziert sich der Aufwand, oder ihr akzeptiert, dass es nicht alle erreicht.

Der Search Connector als Lösung

Der M365 Search Connector für Staffbase löst dieses Problem direkt an der Quelle. Er verbindet euer Staffbase-Intranet mit Microsoft 365 und macht eure News dort suchbar, wo euer Team bereits arbeitet.

Konkret heißt das: Wenn eine Mitarbeiterin in der Microsoft 365 Suche nach “Elternzeitregelung” oder “Projekt XYZ” sucht, erscheinen die entsprechenden Staffbase-News automatisch in den Ergebnissen. Keine Umleitung, keine App-Wechsel. Die Infos sind direkt da.

Vier Vorteile für euer Team

1. News erreichen mehr Mitarbeitende Inhalte, die nicht sichtbar sind, haben keine Wirkung. Wenn eure News in Microsoft Search auftauchen, erhöht sich die Chance drastisch, dass sie gelesen werden – einfach weil Mitarbeitende dort bereits suchen.

2. Weniger Redundanz in der Redaktion Ihr müsst nicht in mehreren Systemen veröffentlichen. Der Search Connector synchronisiert eure News automatisch nach dem ersten Setup. Neue Artikel? Automatisch indiziert. Änderungen? Automatisch übernommen. Redaktion arbeitet wie gewohnt, die Verteilung läuft im Hintergrund.

3. Mitarbeitende finden Antworten schneller Klassische Suche funktioniert über Keywords. Wenn jemand wissen will, wo die nächste Betriebsratssitzung ist, findet er die News direkt – ohne Umweg über ein separates Portal. Das spart Zeit und Frustration.

4. Vorbereitet für Copilot und KI Microsoft Copilot kann auf eure Intranet-Inhalte zugreifen, wenn sie über den Search Connector indexiert sind. Das bedeutet: “Wann ist die nächste Betriebsratssitzung?” kann Copilot bald direkt mit echten Infos aus eurem Intranet beantworten.

Wie es praktisch funktioniert

Das Setup ist unkompliziert. Ein Administrator mit M365-Rechten nutzt ein Web-Interface mit Step-by-Step-Anleitung:

1. App im Microsoft Tenant freigeben
2. External Connector erstellen
3. Schema definieren
4. Erste Synchronisation starten

Dann läuft alles automatisch. Neue News werden direkt bei Veröffentlichung indexiert, Löschungen werden erkannt, Berechtigungen bleiben erhalten. Nutzer sehen nur Inhalte, für die sie berechtigt sind.

Fazit: Infos dahin bringen, wo die Arbeit passiert

Der Search Connector adressiert ein fundamentales Problem interner Kommunikation: die Entkopplung zwischen eurem Intranet und den Tools, die Mitarbeitende täglich nutzen. Das ist kein Marketing-Trick, sondern pragmatische Realität. Menschen suchen, wo sie sich auskennen. Der Search Connector bringt eure Inhalte dorthin.

Das Resultat: Bessere Sichtbarkeit für eure News, weniger Mehrarbeit in der Redaktion, zufriedenere Mitarbeitende.

Alle Details und die Produktübersicht findest du auf unserer Produktseite.

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