SharePoint Online: Automatische Speicherung im Editiermodus und negative Folgen
Effektive Nutzung des WYSIWYG-Editors in SharePoint Online
Der WYSIWYG-Editor in SharePoint Online bietet Redakteuren eine vielseitige Plattform, um Inhalte in einer vorschauähnlichen Umgebung zu gestalten, die das endgültige Erscheinungsbild für Benutzer zeigt. Mit „What You See Is What You Get“ lässt sich der Inhalt in Echtzeit bearbeiten, was sowohl die Zusammenarbeit erleichtert als auch Kreativität fördert, da Änderungen sofort sichtbar sind.
Die Benutzeroberfläche dieses Editors ist intuitiv und ermöglicht einfache Anpassungen von Texten und Bildern durch Mausklicks. Die Integration von Bildbearbeitungstools erlaubt es Benutzern, auch ohne technische Kenntnisse ansprechende Seiten zu gestalten. Webparts erweitern die Funktionalität zusätzlich, indem sie Elemente wie Formulare und Kalender aufnehmen.
Ein wesentlicher Vorteil ist die Echtzeitvorschau, die sicherstellt, dass Redakteure Änderungen vor der Veröffentlichung beurteilen können. Allerdings bringt die automatische Speicherung im Rahmen des Editors Herausforderungen mit, insbesondere in Verbindung mit Power Automate. Automatische Speichervorgänge erfolgen bei jeder Änderung, was zu unerwünschten Workflow-Triggern führen kann – dies wiederum kann den Arbeitsprozess stören und die Versionsnachverfolgbarkeit erschweren.
Automatische Speicherung: Vor- und Nachteile
Die automatische Speicherung im WYSIWYG-Modus von SharePoint Online ermöglicht es Redakteuren, Änderungen sicher in Echtzeit zu speichern und dabei das Risiko eines Datenverlusts zu minimieren. Diese Art der Speicherung fördert eine experimentierfreudige Arbeitsweise.
Doch diese Funktion hat auch ihre Schattenseiten: Sie kann zu häufigen Triggern von Workflows im SharePoint Connector für Power Automate führen. Jedes automatische Speichern initiiert einen neuen Trigger, was zu einer Vielzahl von Ausführungen während einer Bearbeitungssitzung führen kann. Dies kann nicht nur frustrierende Benachrichtigungen zur Folge haben, sondern auch die Übersichtlichkeit der Versionshistorie beeinträchtigen.
Unklare Versionsinformationen können die Nachverfolgung von Änderungen erheblich erschweren, besonders bei kollaborativen Projekten, was die Teamarbeit negativ beeinflussen kann.
Optimierung der Integration von Power Automate mit SharePoint
Power Automate bietet eine Automatisierungsplattform für verschiedene Anwendungen, einschließlich SharePoint Online. Durch diese Integration können Redakteure Cloud Flows konfigurieren, die auf spezifische Ereignisse reagieren.
Automatische Speichervorgänge im WYSIWYG-Modus aktivieren Trigger im SharePoint Connector für Power Automate, die wiederum Workflows auslösen. Dies kann zu übermäßiger Ausführung führen, was die Produktivität reduzieren und unerwünschte Informationen generieren kann.
Um dies zu vermeiden, sollten Redakteure und Administratoren Trigger-Ereignisse gezielt steuern. Es ist ratsam, Bedingungen einzubauen, um nur auf signifikante Änderungen zu reagieren. Überlegtes Einsatzes spezifischer Trigger und abgestimmte Workflow-Zeitpläne können zudem helfen, die Effizienz zu erhöhen.
Strategien zur Konfliktminderung bei automatischen Speicherungen
Redakteure und Administratoren können verschiedene Maßnahmen ergreifen, um die negativen Auswirkungen der automatischen Speicherung und der Workflows von Power Automate zu minimieren. Ein effektiver Ansatz ist die Überarbeitung von Triggern, um nur wirklich bedeutende Änderungen zu erfassen.
Darüber hinaus sollten Versionierungseinstellungen so angepasst werden, dass neue Versionen nur bei manueller Speicherung erstellt werden. Workflow-Aktionen können die Versionsnummer nur bei bedeutenden Änderungen erhöhen, was die Nachverfolgbarkeit verbessert.
Ein paralleles Verhalten in Power Automate kann ebenfalls nützlich sein. Anstatt Flows oft auszulösen, könnten parallele Zweige genutzt werden, die auf aggregierte Änderungen warten.
Ausblick auf künftige Entwicklungen in SharePoint und Power Automate
Langfristig arbeiten Microsoft und andere Entwickler daran, die Benutzererfahrung in SharePoint Online und Power Automate weiter zu verbessern. Zukünftige Entwicklungen könnten eine Granulierung der Trigger in Power Automate einführen, um nur signifikante Änderungen zu erfassen.
Die Anpassung von Versionskontroll-Mechanismen könnte ebenfalls eine bedeutende Verbesserung für Redakteure darstellen, indem automatische Speicherungen adäquat in der Versionshistorie erfasst werden.
Neue Workflow-Vorlagen könnten zudem die Arbeit erleichtern, indem sie gängige Szenarien adressieren und klare Anleitungen bieten. Verbesserungen in der Benutzeroberfläche von SharePoint Online, wie etwa maßgeschneiderte Dashboards, sind weitere potenzielle Entwicklungen.
Fazit
Die Funktionalitäten des WYSIWYG-Modus in SharePoint Online bieten viele Vorteile, bringen jedoch auch Herausforderungen mit sich, insbesondere in Verbindung mit Power Automate. Durch strategische Anpassungen können Redakteure und Administratoren die Vorteile ausschöpfen und die potenziellen Nachteile minimieren.
